Fragestellung: Egal wie groß oder klein das Projekt ist, man muss Sachen aufschreiben, merken und weiter verarbeiten. Mit welchen Tools und Systemen kann man diese Flut an Information am Besten bewältigen?

Moritz, welcher als Projekt Manager in einer kleinen Online Agentur arbeitet, verwendet zur Zeit einen Kugelschreiber und Notizbuch, sowie seine E-Mails und einen Kalender um Informationen und Aufgaben zu sortieren, zu vermerken und weiter zu delegieren.

Sein Problem besteht darin, dass er die schriftlich erstellten Notizen in seinem Buch nur schwer mit anderen Teilen kann. Auch geraten To-do´s oder Informationen, welche am Anfang oder in der Mitte des Buches sind, in Vergessenheit, wenn er am Ende des Buches angekommen ist.

Hier ersucht er nach neuen Methoden oder Tools, welche ihm bei der Bewältigung und Verarbeitung der Informationsflut helfen können.

Auf die Frage hin, warum er nicht bereits auf eine reine digitale Lösung umgestiegen ist, antwortet Moritz, dass er kein Tool kenne, in denen er so intuitiv Notizen erstellen kann, wie in seinem Notizbuch. Zwar habe er sich einen Smartpen angeschafft, dieser überzeuge ihn bisher nicht, da er bisher keine automatisierte Weiterverarbeitungsmöglichkeit hat. So werden notierte Aufgaben von der App nicht automatisiert an ein System zur Abarbeitung überführt.

 

In der darauffolgenden Diskussionsrunde sind Alternativen aufgekommen, die mehr oder minder auf Moritz' Problem eingingen. Es wurde im gesamten aber beschlossen, dass eine Person für sich selbst die richtige Variante finden muss. Eine optimale Lösung für jedermann und jede Aufgabe gibt es einfach nicht! Es ist wichtig, dass eine Person einen gewissen grad an Selbstdisziplin ausübt. Auch führt kein Weg an der Nachbearbeitung vorbei. Man muss diese jedoch als eine Möglichkeit der neuen Sichtung des Ist-Standes sehen und nicht als Bürde.

 

Ebenfalls ist während der Diskussion das Bedenken von Seiten Moritz aufgekommen, dass ein Laptop für ihn eine Barriere darstellt. Er weiß nicht, ob sein Gegenüber sich um das laufende Meeting kümmert, oder E-Mails checkt.
Hier wurde ihm geraten, diese Bedenken anzusprechen. In Meetings fordern, dass W-Lan ausgeschaltet wird oder sich selber einfach vergewissern, was der Kollege den wirklich auf dem Bildschirm treibt. 

 


Mögliche Alternativen: Tools und Vorgehensweisen


Schlicht und einfach: Postitz und lose Zettelwirtschaft

Hiermit ist stets eine positive Aktion mit der Bewältigung einer Aufgabe verbunden: Das zerknüllen des Blattes oder das zerreisen eines Postitz. Auch wenn es das generelle Problem von Moritz nicht löst, ist dies eine Variante die Moral zu heben. Denn ein Notizbuch kann nur weg, wenn alles darin abgearbeitet wurde. Somit stehen alle noch offenen Aufgaben, oder gar Misserfolge, stehts vor Augen und drücken die Moral einer Person runter.

 

Ringbuch mit sortierbaren Seiten

Es handelt sich hier um ein weiteres Notizbuch, jedoch mit einer Sonderheit. Man kann einzelne Seiten rausnehmen und neu hinzufügen.

Somit hat man eine Flexibilität, mit dessen Hilfe man To-do´s besser organisieren und zusammenhängende Seiten über Tage hinweg beisammen halten kann.

Dadurch würde Mortiz sein Problem mit den in Vergessenheit geratenen To-do´s ein Ende finden, jedoch fehlt ihm hier weiterhin die Möglichkeit diese Notizen schnell für andere zugänglich zu machen.

 

Transparente To-do´s: Wand mit Postitz

Hier kommen alle Aufgaben an die Wand. Die Mitarbeiter können sehen, an was Moritz derzeit arbeitet und eine gewisse Transparenz im Team entsteht. Wenn eine Aufgabe erledigt, oder nicht mehr wichtig ist, kann sie ohne Probleme von der Wand entfernt werden --> Positiver Effekt auf die Moral

 

Smartboards

Diese haben sich in einigen Unternehmen bewehrt und sind heut zu Tage zu einem erschwinglicheren Preis zu haben. Man kann schnell alte Dokumente wieder aufbereiten oder diese anderen zur Verfügung stellen.

Diese Lösung dient eher für Teammeetings und nicht persönliche Notizen. Es ersetzt aber das abfotografieren der Flipcharts und bietet auch mehr Platz.

 

Google Docs / OneNote mit Exchange / Evernote

Hiermit kann das ganze Team an einem Dokument arbeiten und ist immer auf dem neuesten Stand. Auch liegt ein Tablet leichter in der Hand und kann mehrere Informationen einfacher aufarbeiten, als es in einem Notizbuch möglich ist.

 

Protokolle im Intranet gemeinsam Vorbereiten

Das Team soll das Protokoll für ein Meeting bereits mit Fragen füllen und ausarbeiten, was besprochen werden soll. Während des Meetings müssen dann nur noch die Ergebnisse eingefügt werden. Somit ist das Team von Anfang an mit dabei und immer up to date.

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