Controlling

... meist nur als Geld verstanden...

Wann immer ich ein rotes Projekt übernehme, stelle ich zumeist drei Dinge fest:

  1. Es gibt keine hinreichenden Anforderungen/Spezifikationen
  2. Es gibt keinen, einen veralteten oder unrealistischen Plan
  3. Es gibt kein Controlling.

Für mich stellen sich alle drei Punkte als oft kausale Kette dar.

Denn sind die Anforderungen nicht ausreichen definiert, ist es nicht möglich aus einer Projekt-Schätzung, die man Anfangs macht, einen Plan zu entwickeln. Meine Erfahrung zeigt, dass eine Buttom-up Planung mit den besten Ergebnissen aufwarten kann. Dazu ist ein hervorragendes Mittel die Work Breakdown Structure (WBS) oder zu Deutsch der Projekt Struktur Plan.

Auf dieser Basis kann ein sehr genauer Plan erstellt werden, der aber anhand der Realitäten immer wieder angepasst werden muss. Die Realitäten entnimmt man als Produkt dem Controlling.

In der Ausbildung zum Projekt Manager lernt man was Controlling ist: Steuerung. Also mit Nichten ein langweiliges Thema. Stimmt schon: Eine gewisse Affinität zu Zahlen sollte gegeben sein. Aber auch die Fähigkeit diese Zahlen dann über die Mathematik hinaus zu deuten. Und aus dieser Deutung dann zu reagieren, also zu steuern.

Viele Projekte, die ich übernommen, gecoacht oder auditiert habe, ließen es es oftmals an der dieser Art Controlling fehlen.

Controlling ist also das Armaturenbrett eines Projekts. Ein Projekt ohne aussagekräftiges Controlling hinsichtlich Time, Budget und Scope befindet sich mehr oder weniger im Blindflug. Dies wird umso wichtiger, je agiler ein Projekt ist.

Basis dessen ist also ein realistische Plan. Denn Controlling kann nur gegen einen Plan geschehen. Natürlich kann auch gegen einen unrichtigen oder unrealistischen Plan ein Controlling betreiben, aber dann ist das Projekt von vorherein „ROT“. Und alle relevanten Werte, wann sie wie mit was rechnen müssen, sind Makulatur. Ein solches Projekt, was den Namen dann wirklich nicht mehr verdient, wird für den Auftraggeber und den Projekt Manager ein Alptraum. Nie kommt etwas rechtzeitig, Kostenpläne müssen korrigiert werden, Mitarbeiter stehen nicht rechtzeitig zur Verfügung. Nur valide Pläne können dieses Szenario ersparen.

Als Werkzeuge dazu verwende ich die WBS und die earned value analysis.

Damit halte ich Zeit, Kosten und Scope unter Kontrolle und kann dem Sponsor jederzeit aussagekräftige Zahlen geben. Und das schafft Vertrauen!

  File Modified
Microsoft Powerpoint Presentation PM Techniken.pptx Als PPTX zur weiteren Verwendung 23. Mar 2012 by Jens von Gersdorff
Microsoft Powerpoint Slideshow PM Techniques.ppsx Kurze PPT zur Darstellung der earned value analysis (ACHTUNG: Animationen!!!) 09. Apr 2012 by Jens von Gersdorff

 

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28 Comments

  1. Hallo Jens,

    deine grundsätzliche Problembeschreibung kenne ich nur zu gut, allerdings bringe ich ein grundsätzlich anderes Controlling-Verständnis mit:

    Aus dem Englischen übersetzt heißt Controlling eigentlich Steuerung, wird im Deutschen aber gerne auf Kontrolle oder wie bei dir beschrieben auf eine Plankontrolle reduziert. Die Erfolgswirksamkeit einer solchen sehr technischen Controlling-Interpertation (und WBS und Earned Value Analysis sind gerade solche technischen Konstrukte) bezweifle ich massiv.

    Projekte werden von und für Menschen gemacht. Ich glaube, dass beispielsweise das Erfolgsgeheimnis erfolgreicher agiler Projekte genau darin liegt den Projektmitarbeitern Eigenverantwortung zu geben. Technokratische Ansätze halte ich da für kontraproduktiv. Ich plädiere da eher für ein Controlling im Sinne von Führung. In nicht-agilem Umfeld sind aber auch v.a. Team und Projektkultur zentrale Erfolgsfaktoren.

    Insbesondere das von dir genannte Beispiel der Earned Value Analyse sehe ich sehr kritisch: Projekterfolg ist häufig digital, da wird im Falle des Scheiterns ein Earned Value zu einer sehr zweifelhaften Größe.

    Gruß

    Bernhard

    1. Moin Bernhard,

      Ich verstehe nicht, wo Dein Verständnis von Controlling dem meinem konträr gegenüber steht??

      Die Übersetzung des Worts Controlling ins Deutsche sollte wohl jeder schon mal vorgenommen haben, der im PM arbeitet. Wenn es nach der langen Zeit darüber noch Missverständnisse geben sollte, dem ist als PM wirklich nicht mehr zu helfen (smile)

      Wenn Du von digitalem Projekterfolg redest, dann haben wir wirklich einen Dissens. Weil die Welt eben nicht digital in der Bewertung von Erfolg und Misserfolg ist.

      Die EVA ist deswegen gut, weil sie auf kleinstem Level und fast in Realtime Probleme aufzeigt und es dem Projekt ermöglicht zu reagieren. Earned Value besagt nichts anderes, als den Preis, den einem Auftraggeber eine Tätigkeit wert war bei Beauftragung... oder besser bei Abnahme der Planung/eines CR. Wenn ein Auftraggeber eben wichtig ist, dass er 2* die Woche für eine Stunde zum gesamten Projektteam (sagen wir mal 30 Leute) reden will, dann ist ihm das eben pro Woche 7,5 PT wert und bei einem Tagessatz von 750 €uro eben 5.625,-... bei einer Projektlaufzeit von sechs Monaten 146,250,- Euro... Steht das so im Plan, erscheint es so im Controlling .. Du wirst nicht glauben, wie schnell überflüssige Meetings verschwinden (smile)

      Mit der EAV kann ich eben den Fortschritt sehr genau, CR-neutral, berichten.Und: Es braucht nur die einfachste Art des Reportings! Das ist das Gegenteil von "technischen Konstrukt"..

      Btw: Was ist für Dich ein "erfolgreiches agiles Projekt"? Keine Ironie... ist eine ernst gemeinte Frage!!!

      Und noch was: Verantwortungsbewusste Teams habe ich immer in meinen Projekten... Egal welches Vorgehen. Das hängt nicht am Vorgehensmodel, dass ist die Frage des PM.

      CU

      Jens

      1. Eine EVA kann höchstens eine Tendenz aufzeigen. Das Beispiel mit den absoluten Zahlen hat nicht die hier angedeutete Aussagekraft. Ob ein Meeting sinnvoll ist oder nicht würde in der Praxis auch keiner nach den zu erwartenden Kosten beurteilen, sondern ob es dem Projektergebnis hilft.

        "Realtime" ist auch ein interessantes Mindset in diesem Zusammenhang.

        1. Tja, es wird nicht richtiger ... was Du schreibst! (big grin)

          Mit der EVA kann ich auf jeder Ebene der WBS sehen, wie es aussieht. Und da Zeiten (je nach Projekt) sofort (das ist realtime) oder bis max. einmal wöchentlich reportet werden, habe ich einen guten Überblick auch in 5000PT Projekten, wo es knirscht. Und zwar nicht als "Trend" sondern in jedem Zweig der WBS bis auf Arbeitspaketebene runter.

          Die EVA wir deswegen immer unterschätzt, weil viele PM nur die Gesamtwerte der EAC/ETC damit im Auge haben wollen. So ist es wirklich nur eine Trendanalyse.

          Und wie wie ich schreib: Die Deutung der Zahlen ist eine menschliche Arbeit. Der Bauch ist dort genauso entscheidend wie die Kenntnis über die Mitarbeiter.

          Zu Meetings: Entscheidend ist, ob Kosten und Wirkung von Meetings in einem vernünftigen Verhältnis stehen. Auch wenn ein Meeting das Projekt weiterbringt, aber die Kosten zu hoch sind (z.B. 5 Leute fliegen in die Staaten) muss man sehen, dass man diese Relation wieder hin bekommt. Dazu kommt, dass viele Kunden sich der Kosten von Meetings nicht bewusst sind. Viele PMs aber auch nicht.

          Ich habe ich sowohl Scrum gemacht als auch noch wesentlich agiler Projekte mit PM Methoden nach PMI und Catalyst 3D. Daher lehne ich keine Methode ab, wohl aber die Einengung auf eine Sicht.

          (besser (wink))

          1. Hallo Jens,

            könntest du bitte deinen Kommentar noch einmal überarbeiten und auf die sachliche Ebene zurückführen? Im Sinne unserer Netiquette ("Seid nett zueinander") und unseren openPM-Werten ("Wertschätzender Umgang mit Meinungs- und Ideenvielfalt") bist du glaube ich etwas über das Ziel hinaus geschossen. Die Unterstellung fehlender Kompetenz und herabschätzende Bemerkungen ("wird nicht richtiger", die Unterstellung von Intoleranz) gehen für meinen Geschmack zu weit.

            Gruß

            Bernhard

            1. Gerne, wenn Du Rainer ebensolches schreibst (smile)

              Denn in seinen Posts finde ich keine bis wenige Argumente. (Siehe Agiles PM ) Und auch nichts von "Wertschätzender Umgang mit Meinungs- und Ideenvielfalt" ... Gerne überarbeite ich, wenn die Anwürfe von Rainer, die ich schon gestern als Beleidigung bezeichnet habe, auch verschwinden.

              Ich habe an sich gedacht, dass es hier offene Diskussionen um PM gibt, und nicht, dass wenn man schreibt, das PM Methoden, die eben schon 100 Jahre erprobt sind, verwendet, man angegangen wird.

              Ich stimme Rainer in seinen Beiträgen (.Finger weg von Scrum!) ja zu, aber nicht in seinen Kommentaren. Ich wehre mich gegen eine eingeengte Sicht. Und auch dagegen, dass mir nachgesagt wird ich hätte keine Ahnung von agil, nur weil ich sage, es geht je nach Aufgabe und Umgebung auch anders. Und wenn seine Anmerkung zu Earned Value Analysis dann zeigt, dass er offensichtlich sie nicht angewandt, wahrscheinlich auch nicht verstanden hat, finde ich es seltsam, mir in anderen Kommentaren (Agiles PM ) vorwerfen zu lassen (seid nett zueinander) ich hätte keine Ahnung von Agil.

              Wenn ich mein Post lese, ist das einzig nicht nette, dass ich ihm vorwerfe (allerdingsverargumentiert) was er mir in anderen Threads ohne Argumente vorwirft. Ansonsten argumentiere ich auf Basis von Rainers Anwürfen (smile).

                1. Bin ich gespannt, ob Rainer seines auch berichtigt (big grin)

  2. Jens von GersdorffRainer Eschen: Die Diskussion hat sich hier über mehrere Seiten hochgeschaukelt. Rainers "Anwürfe" auf dieser Seite beziehen sich auf EVA und nicht auf eine Person. es ist für Dritte auch kaum nachvollziehbar, wenn die Diskussion hier über verschiedene Seiten (Controlling, Agiles PM) geführt wird. Trotzdem die Bitte an euch beide: Schaut euch eure Kommentare der letzten Tage noch einmal an und lasst uns die polemische Schärfe rausnehmen und uns lieber in der Sache die Köpfe einhauen... Aber auch hier gilt die Toleranz gegenüber anderen Meinungen.

  3. Hallo zusammen,

    EVA und EVM sind anerkannte Werkzeuge im PM. Tausende Projekte sind damit in den USA durchgeführt worden. Es sind aber auch Projekte grandios gescheitert, obwohl sie mit EVM gesteuert wurden. Ein Allheilmittel ist das nicht. Trotzdem ist die Anwendung bei Aufträgen im öffentlichen Sektor der USA ab einer bestimmten Größe Pflicht. Richtig ist auch: Viele Experten stehen der EVA reserviert gegenüber. Dafür muss man kein Verteter des agilen Ansatzes sein - auch bei Vertretern des klassichen PM ist das der Fall. Und das sind Personen, denen man mit Sicherheit keine mangelnde Fachhkenntnis nachsagen würde. Insbesondere in IT-Projekten ist die Verwendung häufig schwierig, u.a. weil man kaum präzise den FGR eines Arbeitspakets bestimmen kann. Sprich: Ohne Probleme ist EVA nicht. Aber zum anerkannten Kanon der PM-Methoden (für das PM-Controlling) gehört sie trotzdem.

    Ich bin der Meinung, wir verrennen uns hier, wenn wir darüber streiten, ob wir selber eine Methode in einem Projekt einsetzen würden. Das muss der Projektleiter für sein Projekt schon selbst entscheiden. Wenn wir hier bei openPM das Projektmanagement-Wissen sammeln wollen, sollten wir nicht eine bestimmte Sichtweise bevorzugen, sondern das Gesamtbild im Auge behalten. Ist das hier (openPM) wirklich die richtige Stelle, die eigenen Erfahrungen zu dokumentieren? Werden wir damit den Erwartungen gerecht?

    Von einem Artikel über Projekt-Controlling würde ich hier erwarten, dass er sowohl die "klassische" Sichtweise beinhaltet, wie auch die "agile".

    1. Hallo Oliver, 

      wir versuchen auf openPM einen Spagat zwischen lexikalischen Beiträgen und Meinungen/Erfahrungsberichten. Jens Beitrag ist in diesem Sinn klar eine Meinungsbeitrag und entsprechend legitim sind die Diskussion und die unterschiedlichen Sichtweisen, die sich in den Kommentaren wiederspiegeln (natürlich wollen wir dabei die Netiquette einhalten). Auch deine differenzierte Bestandsaufnahme zu EVA und EVM (@ Oliver Linssen und Jens von Gersdorff habt ihr nicht Lust unter Methoden & Werkzeuge einen entsprechenden (Sach-)Artikel anzulegen?) ist ein sehr wertvoller Beitrag.

      Vielleicht brauchen wir auf openPM noch ein "Label" um Meinungsbeiträge auf den ersten Blick als solche zu kennzeichnen. @Jens von Gersdorff: Ich hatte bei dir ja schon mal angeklopft, ob wir evtl. den Titel des Artikels noch verändern/erweitern können damit er auf den ersten Blick nicht mit einem lexikalischen Artikel verwechselt wird (wir könnten z.B. den Untertitel "... meist nur als Geld verstanden..." noch in den Titel aufnehmen. Einen Artikel mit lexikalischen Charakter zum Thema (von dem aus selbstverständlich auf entsprechene Meinungsbeiträge verlinkt werden kann, haben wir übrigens auch: Projektcontrolling).

      Gruß

      Bernhard

      1. Hallo Bernhard,

        das kann ich gerne machen. Ich habe dazu eine umfangreiche Veröffentlichung geschrieben, in der ich das ganze Kennzahlensystem darstelle, wobei ich das US-amerikanische Schriftgut ausgewertet hatte. Wenn ich mich also selber zitieren darf ... (wink)

        1. Ich freu mich drauf! Und bei dir selber klauen darfst du so viel du willst!

      2. Hallo Helmut,

        Du hattest geschrieben

        "wir versuchen auf openPM einen Spagat zwischen lexikalischen Beiträgen und Meinungen/Erfahrungsberichten."

        Ich halte es für ziemlich wichtig, ob ein Artikel ein lexikalischer Beitrag oder ein Erfahrungsbericht ist. Das sollte auch für den Benutzer von openPM eindeutig erkennbar sein, wenn openPM als Wissensquelle für PM dienen soll. Da möchte man ja schon wissen, ob es sich um allgemein akzeptiertes Wissen oder die Meinung des Verfassers handelt. Insofern kann man das zunächst mit Sicherheit mit einem Label machen. Man müsste aber im Auge behalten, ob das als Differenzierungsmerkmal ausreicht und tauglich ist.

        Gruß

        Oliver

        1. Hallo Oliver,

          das ist schon klar. Entweder muss der ganze Beitrag entsprechend gekennzeichnet sein oder zumindest der entsprechende Abschnitt (Ich kann mir auch in einem ansonsten lexikalischen Artikel einen Abschnitt Erfahrungsberichte vorstellen.)

          Wir haben hier aber einen ganz wesentlichen Unterschied zu Wikipedia: Dort gibt es keinen Platz für Meinungen und Erfahrungsberichte. Ansonsten hätten wir statt openPM aufzumachen uns auch auf Wikipedia stürzen und unsere PM-Themen dort einbringen können, aber dort haben einige von uns schon vor einer ganzen weile die Segel gestrichen.

          Gruß

          Bernhard

    2. Moin Oliver,

      Ich glaube, dass das Missverständnis einfach da ist, dass jemand meint, wenn ein transparentes Controlling vorhanden ist, wird auch das Projekt schon klappen. Dem ist nicht so. Allerdings steigt die Chance, dass es funktioniert, wenn man aus den Zahlen die richtigen Schlüsse zieht und reagiert.

      Andersherum befindet sich IMHO ein Projekt im Blindflug, wenn es kein Controlling gibt. 

      Wenn ein Projekt nach EVA controled wird, heißt es zumindest, das etwas wie ein Plan da ist, der Arbeitsfortschritt ermittelt wird und gegen den Plan verglichen werden kann!

      Und hier beginnen das die Probleme: Denn wenn verglichen wird, müsste eine Reaktion erfolgen. Also eine Anpassung des Plans. Denn wenn ich sehe, dass ein Projekt genau das verbraucht, was geplant wurde, kann an sich etwas nicht stimmen. AP werden immer mit irgendeinem Anderen verbrauchten Aufwand fertiggestellt. Also muss der Plan nach jedem Controlling-Zyklus angepasst werden.

      Das geschieht zu selten.

      Daher ist ein Controlling nur dann sinnvoll eingesetzt, wenn die Grundlagen (ein realistischer Plan & WBS) vorhanden sind und aus dem Ergebnis des Controllings eine Reaktion erfolgt. Ist eines nicht gegeben, ist ein Controlling keine Lösung.

      Agiles Controlling hängt genauso am Plan (smile) Nur dass die Iterationen erheblich kürzer sind.

      Was mich mal interessiert, hier im Kreise von PMs: Was erwartet Ihr von einem Controlling und wofür verwendet Ihr es?

  4. Jepp ... sowas habe ich auch ... ich kann auch eine für Kunden/Auftraggeber und Projektmitarbeiter gedachte PPT beisteuern. Diese habe ich erstellt, damit das Projekt weiss, wieso ich bestimmte Zahlen brauche, und der Kunden den Vorteil der Ergebnisse sieht und versteht.

    Interesse?

    CU

    Jens

    1. Hört sich gut an. Bin neugierig!

    2. Hallo Jens,

      sehr gut. Sind da Grafiken enthalten, die Du beisteuern kannst und auf denen keine fremden Rechte liegen?

      Ich lege einen Artikel an und schreibe eine Intro und eine Gliederung. Einverstanden?

      Gruß

       

      1. (smile) Moin Oliver,

        Alles selbst erstellt (smile) Nicht dass ich sonst Ärger mit dem PMI bekomme (smile)

        Kann ich die auch irgendwo uploaden?

        Und noch was: Ich habe als PM COach bei der FH Bingen ein WBS-Tool mit EVA in Java erstellt. Dass ist mit Absicht Public. Das könnte ich hier auch irgendwie uploaden. Man kann damit, wie ich beschrieben habe, mit der EVA sehr granular ein Projekt monitoren.

        Besteht da auch ggf. Interesse??

        CU

        Jens

        1. Jens, Du solltest uns kennen! Wir nehmen alles! (Fast alles (wink).)

          Du kannst unter Hinzufügen>>Anhang auf jeder Seite auch Dateien hochladen.

          1. hmmm .... ist hochgeladen aber nicht zu sehen (sad)

            1. Dann klick mal auf die Büroklammer neben der Überschrift...

              1. Da muss man aber auch wissen, das die da ist ... (smile)

                Wie wäre es mit einem "Anlagen Register" unter dem Text???

                1. Dafür kannst Du entweder wie ich gerade oben, das entsprechende Makro nehmen (Einfügen --> Andere Makros --> Suchen nach Attachement) oder einfach im Text an entsprechender Stelle eine Link auf den Anhang machen: geht auch ganz schnell einfach eckige Klammer auf, die ersten Buchstaben tippen und schon wird es vervollständigt: PM Techniques.ppsx.

          2. oder beim Editieren einer Seite +Einfügen>>Anhang. Dann kannst du entweder auf einen bestehenden Anhang verlinken oder einen neuen Anhang hochladen.

            1. ??? Jetzt steht es drunter?? Hat jemand es eingefügt??

              Egal: Hauptsache sichtbar (big grin)

               

              1. Ja, ich (wink) s. meinen Kommentar zur Erklärung oben: ist ein Makro das jetzt immer alle Anhänge anzeigt. Bei solchen Fragen (wer hat das geändert?) ist auch immer der Link Änderungen anzeigen unter der Titelzeile hilfreich.

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