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Projektplanung-Ablauf und Termine

Fachartikel im Rahmen der Vorlesung "Projektmanagement" des Studiengangs "Bauplanung und Bauwirtschaft" an der FH Joanneum, Graz.

Über ein Feedback oder konstruktive Kritik würden wir uns sehr freuen!

SMART

Spezifisch, Messbar, Anspruchsvoll, Realistisch, Terminisiert

Diese wohl gängigste Art der Zielformulierung ist im Projektmanagement allgemein ein Begriff. Die Zieldefinition eines Projekts ist ein klar vorgegebener Punkt an dem ein Projekt zu Ende ist. Voraussetzung für einen sauberen Projektabschluss ist ein richtig definiertes Projektziel. Nun stellt sich aber die Frage, welche die wichtigsten Schritte der Projektplanung sind, um Projektziele zu erreichen? 

 

Das Teufelsquadrat nach Sneed (siehe Abb1), das sich aus Qualität, Projektumfang, Termin und Kosten zusammensetzt, zwingt uns Projektmanager in unser gewohnt enges Korsett. Sach-, Kosten-, Qualitäts- und Terminziele sind in der Projektplanung die bestimmenden Faktoren.
Fehler bei der Zielformulierung , wie zu hoch bzw. zu niedrig gesteckte Ziele, nicht mess- oder rückvollziehbare Ziele oder zu optimistische Terminplanung sollten durch Bedacht und Hinterfragung bei der Projektplanung vermieden werden. Auch wenn die SMART Kriterien ein gutes Werkzeug zur Zieldefinition sind, so garantiert das richtige Werkzeug nicht automatisch den Erfolg. Ganz nach Harry Sneed: “Fool bleibt Fool, da hilft kein Tool."

Projektplanung

Am Beginn der Projektplanung steht die Strukturplanung. In dieser werden die Produktstruktur, die Projektstruktur und die Kontenstruktur festgelegt. Daraus ergeben sich 3 Strukturpläne, die als Grundlage für die gesamte spätere Projektdurchführung dient und Voraussetzung für eine sach-, termin- und kostengerechte Abwicklung eines Projekts sind. Aus dem Projektstrukturplan leiten sich Arbeitspakete ab und werden im Rahmen der Aufwandsschätzung bewertet. Die Ergebnisse der Aufwandsschätzung fließen dann in die Kostenplanung sowie in die Arbeits- und Einsatzmittelplanung ein. Die im Rahmen der Projektplanung anfallenden Planinformationen müssen in entsprechende Projektpläne einfließen, denn nur so ist ein lückenloser und eindeutiger Informationsfluss zwischen allen Projektbeteiligten möglich.

Strukturplanung

Eine sachgerechte, termin- und aufwandsgerechte sowie kostengerechte Abwicklung eines Projekts ist die zentrale Aufgabe einer zielgerichteten Projektplanung und Projektsteuerung. Das Projekt muss allerdings in überschaubare „Portionen“ zerlegt werden.

Eine technische Strukturierung des geplanten Produkts bzw. Systems ist notwendig. Diese Strukturierung wird als Produktstruktur bezeichnet und enthält alle zu entwickelnden Produktteile. Sie stellt damit den Architekturplan des Entwicklungsvorhabens dar.

Darstellung

Die Teileinheiten des Produkts sind im Produktstrukturplan hierarchisch aufgelistet. Teileinheiten auf der untersten Stufe sind z.B. einzelne Software – Module oder Hardware – Baugruppen. Ganze SW – Programmkomplexe oder HW – Baugruppenrahmen sind auf den höheren Stufen. Wenn Produktteile identisch aufgebaut sind, kann man zum Herausstellen dieses Sachverhalts auch die polyhierarchische Darstellung wählen (anstatt einer Monohierarchischen).

Bei dieser Art würden die betreffenden Teile nur einmal erscheinen und dafür mehrere Bezüge zur übergeordneten Ebene haben.

Bei umfangreichen Strukturen bietet sich neben der grafischen Darstellung auch die tabellarische an. Einer verringerten Übersichtlichkeit steht hier die bessere Änderbarkeit des Strukturplans gegenüber.

Gliederung

Zur termin- und aufwandsgerechten Projektabwicklung ist als Basis eine vollständige aufgabenmäßige Strukturierung des Projekts notwendig. Diese Gliederung wird als Projektstruktur bezeichnet. Sie stellt den Aufgabenbaum des Projekts dar und enthält alle für das Realisieren des Entwicklungsvorhabens durchzuführenden Arbeitspakete.

Der Projektstrukturplan bildet das Fundament für die gesamte Projekt- und Produktplanung, sowohl für die Planung der Termine, Kosten und Einsatzmittel als auch für die Festlegung der Leistungsmerkmale. Alle wesentlichen Projektpläne gehen von ihm aus. Somit bildet er auch die Basis für die Auftragserteilung und die spätere Projektkontrolle.

Schließlich ist noch eine detaillierte kaufmännische Kontenstrukturierung für die kostengerechte Abwicklung nötig. „Kontenrahmen“ sollte neben der üblichen Konteneinteilung auf einer einzigen Ebene auch die Möglichkeit der Kontenkomprimierung nach oben sowie die Möglichkeit der Unterkontenbildung nach unten enthalten. Er stellt somit die Einteilung des „Haushaltsbuches“ für das Projekt dar.

Produktstruktur – Projektstruktur – Kontenstruktur bilden die Grundlage für die gesamte Projektplanung und spätere Projektkontrolle. Alle Plandaten und Istdaten des Projekts müssen auf diese Strukturkomponenten beziehbar undableitbar sein. Erst wenn man diese dreiStrukturierungsformen verknüpft, gelangt man zu einem integrierten Projektmanagement. Das wiederrum bewirkt eine ganzheitliche Planung und Steuerung des Projekts.

 

Terminplanung

Wie aus den SMART Kriterien klar hervorgeht ist die Terminplanung einer der wichtigsten Aspekte der Projektplanung. Zu viel oder zu wenig Zeit hat gravierende Auswirkungen auf alle weiteren Zielgrößen.

Balkenplan

Die Terminplanung bedient sich vielerlei graphischer Darstellungsmethoden. Der Balkenplan bzw. das Balkendiagramm ist die älteste und verbreitetste Methode für das Einplanen von Aufgaben in einen Zeitablauf. Er ist sehr einfach zu erstellen und überzeugt durch Übersichtlichkeit, universelle Anwendbarkeit, simple technische Voraussetzungen und eine flexible Einsatzanpassung. Diesen Vorteilen stehen aber, vor allem bei manueller Erstellung, auch einige Nachteile wie zum Beispiel umständliche Aktualisierungsmöglichkeiten, die fehlende Erkennbarkeit von Zeitreserven und die geringe Möglichkeit der Darstellung von Abhängigkeiten gegenüber. Um diese Nachteile nichtig zu machen sollten immer PC-Programme zur Erstellung von Balkendiagrammen verwendet werden.

Balkendiagramme haben Netzplandarstellungen (siehe Abb 3) gegenüber den großen Vorteil, dass sie einzelne Aktivitäten in eine zeitgerechte Anordnung bringen. Balkenplanung und Netzplanung können sich daher sinnvoll ergänzen.

Verwendung

Sowohl für allgemeine Planungszwecke als auch für eine gemeinsame Planung und Kontrolle von Terminen ist der Balkenplan einsetzbar. Beim Balkendiagramm wird zwischen personenbezogenen- und aufgabenbezogenen Balkenplänen unterschieden. Beim personenbezogenen Balkendiagramm werden alle Mitarbeiter (ohne Doppelaufzählung) auf der Vertikalen angeführt, so dass man auf einen Blick erkennt welcher Mitarbeiter, welche Aufgaben durchzuführen hat. Man erkennt bei dieser Darstellungsart aber nicht so leicht welche Personengruppen an welchen Arbeitspaketen mitarbeiten. Hierzu dient der aufgabenbezogene Balkenplan. In dieser Darstellungsart werden Aufgabenpakete auf der Vertikalen aufgetragen und an den zugehörigen Balken sind die ausführenden Personen ersichtlich.  Die Wahl der richtigen Darstellungsart hängt also vom primären Kriterium, der Personenbezogenheit oder der Aufgabenbezogenheit, ab.

Oftmals bietet es sich an den einzelnen Balken im Diagramm weitere Angaben zur Information, wie zum Beispiel Aufwand, Kosten, benötigte Einsatzmittel, Kostenzuordnung u.ä. beizufügen.

Grundsätzlich gibt es drei Arten von Balkenplänen: den einfachen Balkenplan, den kombinierten Balkenplan und den vernetzten Balkenplan.

Unter einem einfachen Balkenplan versteht man einen Zeitbalken als einfachen Strichbalken mit genau definiertem Anfang und Ende (siehe Abb. 2).

Bei einem kombinierten Balkenplan enthalten die Balken mehrere kombinierte Informationen und Aussagen die durch unterschiedliche Symbole, zum Beispiel unterschiedliche Strichlierungen, sichtbar gemacht werden.

In einem vernetzten Balkenplan werden die Abhängigkeiten zwischen den einzelnen Vorgängen mitaufgenommen, wobei man sich aufgrund der Übersichtlichkeit meist auf die generellen Abhängigkeiten beschränken muss. Diese Vorgehensweise wird auch als Transplantechnik bezeichnet.

Termindurchrechnung

Einer der wohl wichtigsten Aspekte der Terminplanung ist eine exakte Termindurchrechnung. Hierbei werden die einzelnen Netzplan-Vorgänge, unter Berücksichtigung von gegenseitigen Abhängigkeiten, anhand ihrer Dauer zeitlich eingegliedert. Außerdem werden noch Pufferzeiten für die jeweiligen Vorgänge und kritische Pfade ermittelt.

Das Ergebnis der Termindurchrechnung ist eine Bestimmung aller Anfangs- und Endtermine der Netzplan-Vorgänge, die sich durch Vorwärts- und Rückwärtsrechnung ergeben. Es muss bei Anfangs- und Endterminen aber zwischen frühester und spätester Terminlage unterschieden werden und so ergibt sich für jeden Netzplan-Vorgangsknoten ein signifikanter Termin-Quadrupel, der den frühesten Anfangszeitpunkt (FAZ), den spätesten Anfangszeitpunkt (SAZ), den frühesten Endzeitpunkt (FEZ) und den spätesten Endzeitpunkt (SEZ) umfasst. Hierbei ist die Unterscheidung zwischen frühestem und spätestem Zeitpunkt durch die gegenseitige Abhängigkeit der Vorgänge begründet und es ergeben sich Pufferzeiten, da ein Vorgang mit vorgegebener Dauer früher oder später zur Ausführung kommen kann.

Die Voraussetzung für eine Termindurchrechnung sind bestimmte Zeitvorgaben für alle einzelnen Vorgänge. Diese Zeitvorgänge können als Zeitspannen (Dauern), Zeitpunkte oder Fixtermine vorgegeben werden. Man unterscheidet hierbei ob die Vorgangsdauer allein, die Vorgangsdauer und ein fixer Anfangstermin, die Vorgangsdauer und ein fixer Endtermin, ein fixer Anfangs- und Endtermin oder ein nicht fixer Anfangs- und Endtermin relevant sind. Man unterscheidet auch zwischen einer dauerorientierten und terminorientierten Zeitvorgabe. Bei einer dauerorientierten Zeitangabe, wie in den oben erwähnten Varianten 1 bis 3, ist immer die Angabe einer Vorgangsdauer, angegeben in realen Arbeitstagen, notwendig. Bei der terminorientierten Zeitvorgabe, wie in Variante 4 und 5, ist eine explizite Angabe Zeitangabe nicht notwendig, da sie sich durch die Vorgabe von zwei Fixterminen ergibt.

Die Vorwärts- oder progressive Zeitrechnung dient hierbei als Rechenmethode um die frühesten Zeitpunkte bzw. Termine zu berechnen. Es wird vom Anfangszeitpunkt des Startvorganges ausgegangen und durch Addition mit dessen Dauer erhält man den frühesten Endzeitpunkt für diesen Startvorgang und somit auch die frühesten Anfangstermine für die nachfolgenden Vorgänge. Addiert zu der jeweiligen Vorgangsdauer erhält man die zugehörigen jeweiligen frühesten Endzeitpunkte der Nachfolger-Vorgänge, welche wiederum den frühesten Anfangszeitpunkt von ihren Nachfolgern bestimmen usw., bis diese Berechnung bis zum frühesten Endzeitpunkt des Zielvorgangs führt.

Obengenannte Methoden und Definitionen garantieren natürlich nicht automatisch den Erfolg einer Projektplanung, geschweigen denn eines gesamten Projekts, stellen aber in Verbindung mit einer smarten Zieldefinition eine solide Basis dar, die es ermöglicht auf Änderungen im Projekt sicher reagieren zu können.

 

Fallbeispiel

Als Fallbeispiel wurde die Errichtung eines Einfamilienhauses gewählt. Die einzelnen Planungsphasen sind im untenstehenden Balken- und Netzplan ersichtlich.

Der Netz- und Balkenplan stellt sehr übersichtlich dar, welche Planungsphasen hintereinander geschaltet sind und welche sich überschneiden oder parallel ablaufen. Gut ersichtlich ist auch die Dauer der einzelnen Planungsphasen. Zusätzlich sind im Netzplan die Beteiligten der einzelnen Planungsphasen aufgelistet.
Der Netzplan ist dabei ein gutes Instrument, um eine Übersicht über die Projektbeteiligten der einzelnen Planungschritte und phasen zu ermöglichen. Auch sind die gegenseitigen Abhängigkeiten der einzelnen Arbeitspakete klar ersichtlich.

Die Planungsphasen Einreichung und Detailplanung sowie Fachplanung und Detailplanung laufen parallel ab.

Damit die Planungsphase Einreichplanung, Einreichung und Polierplanung, Fachplanung und Detailplanung sowie Ausschreibungsplanung beginnen können, muss jeweils die vorherige Planungsphase abgeschlossen sein.

Die Meilensteine der Planungsphase sind:

  • der Projektbeginn
  • die Freigabe des Vorentwurfs
  • die Baubewilligung durch die Behörden
  • Freigabe der Detailplanungen durch den Bauherren
  • die Ausschreibung.

 Diese sind im Balkenplan rot dargestellt.
Auch wenn die Start- und Endzeiten der einzelnen Arbeitspakete im Netzplan ersichtlich sind, so gibt doch der Balkenplan eine deutlichere und klarer strukturierte Übersicht über die Dauern und zeitlichen Abhängigkeiten der einzelnen Planungspakete.

 

 

Quellenangabe:

  • Burghardt, Manfred: Projektmanagement. Leitfaden für die Planung, Überwachung und Steuerung von Entwicklungsprojekten. Erlangen: Publicis Corporate Publishing 2006 
  • Pfetzing, Rohde: Ganzheitliches Projektmanagement.Zürich: Versus 2006


Die Beiträge dieser Reihe entstammen dem Lehrbetrieb und wurden von den Autoren explizit openPM zur Verfügung gestellt. Die Artikel dürfen und sollen im Wiki weiterleben und auch weiterentwickelt werden. Ergänzungen, Verlinkungen, Korrekturen und Diskussion sind herzlich willkommen.

Und auch über neue Beiträge freuen wir uns besonders!


2 Comments

  1. Leider funktioniert die Formatierung nicht wie gewünscht....

    1. Macht nichts! Geht ja um die Inhalte ... Rest siehe email (wink)