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Der Ablauf ist in der Regel wie folgt gelgliedertgegliedert:

  1. Einleitung mit Klarstellung des Themas
    Thema und Zeitraum der betrachtet werden soll müssen allen Teilnehmern klar gemacht werden.

  2. Einsammeln der Meinungen
    Die Formulierung von Leitfragen ist für eine prägnantere Formulierung der Meinungen hilfreich.
    z.B. Was war hifreich, was war hinderlich?

  3. Klären von Verständnis-Fragen und Problemen
    Während des Einsammelns der Meinungen dürfen nur Verständnisfragen gestellt werden.
    Eine Diskussion der Meinungen sollte von der Moderation unterbunden auf den nächsten Punkt verwiesen werden.

  4. Diskussion
    work in progress

  5. Schlussfolgerungen
    work in progress

 

 

Dabei sind inbesondere für den ersten Schritt folgende Grundsätze zu beachten:

  • Jede Meinung ist wichtig, jede Meinung zählt.

  • Jeder(r) kommt zu Wort
    Dieser Punkt ist in nicht nur eine Ergänzung zum voranstehenden Punkt. Allzu leicht entstehen Vermutungen, dass Kollege X
    oder Kollegin Y derselben Meinung sind. Vermutungen sind unzulässig. Jede(r) trägt seine Meinung selbst bei und erhält eine
    angemessene Redezeit.

  • Redezeiten regulieren
    Jede(r) erhält eine angemessene Redezeit. Das heißt um den gesteckten Zeitrahmen einhalten zu können müssen ggf.
    besonders gesprächige Teilnehmer durch den Moderator zum Abschließen des Beitrages angemahnt werden.
    Leitfragen erlauben eine

Die Diskussion der Meinungen und Einschätzungen sollte moderiert  und mit Leitfragen begleitet werden

 


BeispieleBeispiele

Die oben genannten Punkte werden nachfolgend an einem konkreten Beispiel illustriert. Es handelt sich hierbei um die Retrospektive des openPM Kernteams, die kurz nach erfolgtem Produktivstart der openPM-Plattform durchgeführt wurde. Die Retrospektive wurde mittels Google-Hangout durchgeführt. Zum Einstieg wurde die Rederegeln, Redezeiten und Reihenfolgen vereinbart um Störungen des Ablaufs durch das technische Medium zu minimieren. Die Eingangsfragestellungen lauteteten wie folgt:

Fixierung der Vision und des Ergebnisses und Einstieg

  • Was haben wir in den ersten Monaten aufgebaut?
  • Was hatte ich von dieser Phase erwartet?
  • Worin unterscheidet sich ggf. das Ergebnis von meiner Erwartung?

Reihum nahm jeder Teilnehmer zu den Fragen Stellung, die Äußerungen wurden vom Moderator mitgeschrieben und zur Sicherheit verlesen, es wurde explizit nachgefragt ob der Mitschrieb korrekt und unmissverständlich ist, des Weiteren wurde vor dem Wechsl zum nächsten Sprecher nachgefragt ob noch Unklarheiten bestehen, diese wurden sofort ausgeräumt. Nachdem alle zu Wort gekommen waren, wurde die Diskussion und Bewertung eröffnet. Auch in diesem Falle wurden Leitgedanken vorgegeben um die Diskussion besser strukturieren zu können.

  • Was können wir beeinflussen?
  • Was müssen wir ertragen?

Diese Fragen scheinen trivial, sie ermöglichen aber eine wirksamere Moderation. Punkte, die innerhalb der Gruppe nicht geändert werden können, müssen dokumentiert und ggf. nach außen delegiert werden (z.B. impediments in Scrum), eine endlose Diskussion dieser Punkte innerhalb der Gruppe ist hingegen zeitraubend und oft frustrierend.

 

 

  • Retrospektive-Protokoll des #openPM Kernteams

 

Persönliche "lessons learned" Eberhard Huber

 

Literatur

[Norman 2003] Kerth, Norman L., Post mortem: IT-Projekte erfolgreich auswerten, Bonn 2003

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