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Durchführung und Methoden

Das Ziel einer Retrospektive ist immer eine Veränderung (oder Stabilisierung) des Handelns der Gruppe, dementsprechend  ist das Identifizieren von positiven UND negativen Aspekten sehr wichtig. Nur so ist eine konstruktive Retrospektive möglich. Die Suche nach "hilfreichen" und "hinderlichen" Aspekten sollte durch Fragen geleitet und minimal methodisch unterstützt werden. Eine mögliche Methode ist die klassische Karten-Pinwand-Arbeit mit unterschiedlich gefärbten Karten. Alternativ können stattys eingesetzt werden, die sich bei Bedarf eleganter umsortieren lassen. Um einen Zeitrahmen einhalten zu können ist es hilfreich, dass die Zahl der Aspekte, die jede(r) schreibt oder nennt begrenzt wird. Ggf. kann die Regel ausgegeben werden, dass nicht nur Positives bzw. nur Negatives genannt werden darf. Damit wird jede(r) gezwungen auch über nicht offensichtliche Aspekte nachzudenken.

Eine Retrospektive hat folgende organisatorische Rahmenbedingungen:

  • Retrospektiven haben ein klares Thema bzw. erstrecken sich nur über einen definierten Zeitraum (Sprint, Projektabschnitt, o.Ä.).
  • Retrospektiven werden moderiert.
  • Retrospektiven haben einen klaren und zeitlich geregelten Ablauf.

 

Der Ablauf ist in der Regel wie folgt gegliedert:

  1. Einleitung mit Klarstellung des Themas
    Thema und Zeitraum der betrachtet werden soll müssen allen Teilnehmern klar gemacht werden.

  2. Einsammeln der Meinungen
    Die Formulierung von Leitfragen ist für eine prägnantere Formulierung der Meinungen hilfreich.
    z.B. Was war hifreich, was war hinderlich?
    Klären von Verständnis-Fragen und Problemen
    Während des Einsammelns der Meinungen dürfen nur Verständnisfragen gestellt werden.
    Eine Diskussion der Meinungen sollte von der Moderation unterbunden auf den nächsten Punkt verwiesen werden.
    Diskussion
    work in progress
  3. Schlussfolgerungen
    work in progress

 

 

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  1. Beim Einsammeln der Meinungen sind folgende Grundsätze zu beachten:

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  1. Jede Meinung ist wichtig, jede Meinung zählt.
    Jeder(r) kommt zu Wort

...

  1. . Dieser Punkt ist in nicht nur eine Ergänzung zum voranstehenden Punkt. Allzu leicht entstehen Vermutungen,
    dass Kollege X

...

  1. oder Kollegin Y derselben Meinung sind. Vermutungen sind unzulässig. Jede(r) trägt seine Meinung selbst bei und

...


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  1. erhält eine angemessene Redezeit. Das heißt um den gesteckten Zeitrahmen einhalten zu können müssen ggf.
    besonders gesprächige Teilnehmer durch den Moderator zum Abschließen des Beitrages angemahnt werden.

Beispiele


  1. Klären von Verständnis-Fragen und Problemen
    Während des Einsammelns der Meinungen dürfen nur Verständnisfragen gestellt werden.
    Eine Diskussion der Meinungen sollte von der Moderation unterbunden auf den nächsten Punkt verwiesen werden.

  2. Diskussion und Bewertung
    Es lohnt sich die hinderlichen Aspekte zu differenzieren.
    In einem Gebet heißt es: "Gib mir die Kraft Dinge zu ändern, die ich ändern kann, gib mir die Geduld Dinge zu ertragen,
    die ich nicht ändern kann und die Weisheit beides voneinander zu unterscheiden".
    In diesem pragmatischen Sinn lohnt es sich zu unterscheiden um die Konzentration auf die veränderbaren Dinge zu richten.

  3. Schlussfolgerungen
    Das Ziel einer Retrospektive ist es mögliche Veränderungsschritte zu identifizieren. Demenstsprechend müssen
    Absichten formuliert und dokumentiert werden. Ergänzend sollten auch bewährte Dinge dokumentiert werden,
    da dies auch einen positiven Stimmungsbeitrag liefern kann.

 

ein konkretes Beispiel

Die oben genannten Punkte werden nachfolgend an einem konkreten Beispiel illustriert. Es handelt sich hierbei um die Retrospektive des openPM Kernteams, die kurz nach erfolgtem Produktivstart der openPM-Plattform durchgeführt wurde. Die Retrospektive wurde mittels Google-Hangout durchgeführt. Zum Einstieg wurde die Rederegeln, Redezeiten und Reihenfolgen vereinbart um Störungen des Ablaufs durch das technische Medium zu minimieren. Die Eingangsfragestellungen lauteteten wie folgt:

Fixierung der Vision und des Ergebnisses und Einstieg

  • Was haben wir in den ersten Monaten aufgebaut?
  • Was hatte ich von dieser Phase erwartet?
  • Worin unterscheidet sich ggf. das Ergebnis von meiner Erwartung?

Reihum nahm jeder Teilnehmer zu den Fragen Stellung, die Äußerungen wurden vom Moderator mitgeschrieben und zur Sicherheit verlesen, es wurde explizit nachgefragt ob der Mitschrieb korrekt und unmissverständlich ist, des Weiteren wurde vor dem Wechsl Wechsel zum nächsten Sprecher nachgefragt ob noch Unklarheiten bestehen, diese wurden sofort ausgeräumt. Nachdem alle zu Wort gekommen waren, wurde die Diskussion und Bewertung eröffnet. Auch in diesem Falle wurden Leitgedanken vorgegeben um die Diskussion besser strukturieren zu können.

  • Was können wir beeinflussen?
  • Was müssen wir ertragen?

...

  • Was  wird geändert?
  • Was wird beibehalten?

Die ersten zwei Fragen scheinen trivial, sie ermöglichen aber eine wirksamere wirksame Moderation. Punkte, die innerhalb der Gruppe nicht geändert werden können, müssen dokumentiert und ggf. nach außen delegiert werden (z.B. impediments in Scrum), eine endlose Diskussion dieser Punkte innerhalb der Gruppe ist hingegen zeitraubend und oft frustrierend.

 

 

  • Retrospektive-Protokoll des #openPM Kernteams

 

Persönliche "lessons learned" Eberhard Huber

Frage 3 ist der wirksame Kern der Retrospektive. Frage 4 verstärkt nochmals positive Aspekte.

Aus diesem Ablauf ergibt sich zugleich die Struktur des Protokolls:

 

 

Literatur

[Norman 2003] Kerth, Norman L., Post mortem: IT-Projekte erfolgreich auswerten, Bonn 2003

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[Huber, Lindenhahn 2010] Eberhard Huber, Sven Lindenhahn: TEAMWORK:  Warum Projektteams erfolgreicher sind als Projektgruppen Objektspektrum Ausgabe 02 / 2010

Roman Pichler, Scrum, Agiles Projektmanagement erfolgreich einsetzen, Heidelberg 2008, dpunkt.verlag

Reinhold Rabenstein, Rene Reichel, Michael Thanhoffer, Das Methoden-Set, Band 4 Reflektieren, 10. Auflage 1999, Hrsg.: Arbeitsgemeinschaft für Gruppenberatung, Ökotopia Verlag

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