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Dieser Artikel ist entstanden aus der Artikelserie Projektplanung 101 im Blog von Marcus Raitner. Er soll einen Überblick und praktische Tipps für den Umgang mit Planung und Planungssoftware geben. Wie immer auf openPM geht es nicht um Dogmatismus, sondern um Lernen aus der Vielfalt. Entsprechend soll der Artikel nicht als absolute Wahrheit betrachtet werden, sondern mit den Methoden und Erfahrungen jedes Einzelnen ergänzt und erweitert werden.

Arbeitspakete definieren

Arbeitspakete sind die atomaren Bausteine des Projektplans. Die Definition der Arbeitspakete hat großen Einfluss auf die Verständlichkeit des Plans aber auch auf seine Handhabbarkeit bei der Verfolgung und Aktualisierung. Es ist sehr schwierig, allgemein gültige Regeln aufzustellen, wie Arbeitspakete beschaffen sein müssen; jedes Projekt, jeder Projektleiter und jedes Projektumfeld hat spezifische Vorlieben und stellt andere Anforderungen. Dennoch kann und sollte man darüber nachdenken, welche Einflussgrößen es gibt und wie sie sich auf den Umgang mit dem Projektplan auswirken.

Unschärfe und Handhabbarkeit

Je größer die Arbeitspakete gewählt werden, desto ungenauer kann der Fortschritt des Projekts ermittelt werden. In manchen Projekten und Projektumfeldern kann man mit dieser Unschärfe gut leben, während es in anderen einen gefährlichen Blindflug bedeutet. Wählt man Arbeitspakete hingegen zu klein, lässt sich der Fortschritt wiederum sehr gut ermitteln, sofern man sich und seinen Mitarbeitern die Bürde der Aktualisierung aufhalsen will. und kann. Ein todsicheres Mittel für Unmut im Team sind eine Vielzahl sehr kleiner Arbeitspakete mit jeweils eigenen Positionen im Zeiterfassungssystem, so dass die Arbeitszeit auf mindestens 10, besser noch 20, verschiedene Positionen verbucht werden muss und jede Fehlbuchung gerügt wird.

So much of what we call management consists in making it difficult for people to work.

 PETER F. DRUCKER

Kontrolle und Micromanagement

Zu große Arbeitspakete sind also schwer zu planen und zu verfolgen; zu kleine erschweren die Aktualisierung des Planes und führen zu Unmut angesichts des administrativen Aufwands für den einzelnen Mitarbeiter. Abgesehen davon beschädigt das Bedürfnis nach Micromanagement, dessen Symptom zu kleine Arbeitspakete sind, die intrinsiche Motivation der Mitarbeiter. Als ein wesentlicher Baustein der intrinsichen Motivation von Menschen gilt nämlich die Autonomie und Eigenverantwortung, wie es in diesem ausgezeichneten Video zum Buch „Drive“ von Daniel Pink erklärt wird.

 

 

Implizite und explizite Abhängigkeiten

Je größer Arbeitspakete gewählt werden, desto schwierig wird es diese logisch richtig in der Ablaufplanung miteinander zu verknüpfen. Es hängt dann alles irgendwie mit allem zusammen und der Plan besteht irgendwann nur noch aus wenigen lang und mehr oder weniger parallel laufenden Arbeitspaketen ohne explizite Abhängigkeiten. Neben dem bereits erwähnten Problem der Unschärfe der Fortschrittsmessung, macht es ein solch degenerierter Plan tendenziell auch schwieriger Auswirkungen von Ereignissen zu bewerten. Wenn beispielsweise Konzeption und Programmierung in ein einziges Arbeitspaket gepackt wurden, lässt sich die Abhängigkeit der Erstellung von Testfällen und Testdaten zur Konzeption gar nicht mehr ausdrücken und Auswirkungen einer Verzögerung der Konzeption lassen sich nur noch mit implizitem Nebenwissen erkennen.

Fazit

Arbeitspakete richtig zu schneiden ist nicht einfach. Es gilt abzuwägen zwischen dem Bedürfnis nach Kontrolle und Verfolgung des Plans einerseits und dem Aufwand für die Aktualisierung andererseits. Vor dem Hintergrund der negativen Auswirkungen von zu kleinen Arbeitspaketen auf die Motivation, sollten Arbeitspakete lieber etwas größer sein und dem Bedürfnis nach eigenverantwortlichem Handeln der Menschen Rechnung tragen. Dem damit einhergehenden Problem der Unschärfe hinsichtlich der Abarbeitung kann beispielsweise durch definierte Statusschritte je Arbeitspaket begegnet werden.

Beziehungen definieren

Arbeitspakete sind die atomaren Bausteine eines Projektplans und die richtige Wahl hinsichtlich Größe und Inhalt hat große Auswirkung auf die Handhabbarkeit des Planes. Arbeitspakete alleine definieren allerdings nur die Struktur des Projekts, den Leistungsumfang, sie machen aber noch keine Aussage über den Ablauf des Projekts. Erst durch die logisch richtigen Verknüpfungen der Arbeitspakete, ihre Beziehungen zueinander, entsteht ein Ablaufplan, der in seiner Verkörperung als Gantt-Diagrammder Inbegriff eines Projektplans ist.

Methodische Fehler

»Das Ergebnis seh’ ich wohl, allein mir fehlt Methode!«, möchte man frei nach Goethes Faust beim Anblick so manches Projektplans ausrufen. Oft hat der Planende eine mehr oder weniger konkrete Vorstellung des Ablaufs und weiß beispielsweise, dass ein Arbeitspaket B erst nach dem Arbeitspaket A beginnen kann. In Ermanglung der richtigen Methode wird dann aber einfach Arbeitspaket B so weit auf der Zeitachse verschoben, bis es passt.

Projektplanung 101 Fehler

Das unterstützen die gängigen Projektplanungswerkzeuge auch alle, allerdings ist die damit ausgedrückte Bedeutung eine vollkommen andere: Arbeitspaket B hat dadurch einen festen frühesten Startzeitpunkt bekommen! Aus der Information »Arbeitspaket B kann erst nach Arbeitspaket A starten« wurde so »Arbeitspaket B startet frühestens am 8.3.2013«. Mit dieser Vorgehensweise lassen sich wunderschöne Pläne ohne die ganzen störenden Pfeile basteln, zu mehr als einem schönen Bildschirmfoto für eine Präsentation zu Projektstart taugen derart misshandelte Pläne allerdings nicht.

Abhängigkeiten explizit machen

Die methodisch saubere Vorgehensweise, um von einer gegliederten Liste von Arbeitspaketen zu dem ersehnten Gantt-Diagramm zu gelangen, erfordert das Verknüpfen von Arbeitspaketen. Mit einer solchen Verknüpfung werden logischeAbhängigkeiten definiert und explizit dokumentiert. Es ergeben sich prinzipiell die folgenden vier Möglichkeiten zwei Arbeitspakete miteinander zu verknüpfen.

Normalfolge oder Ende-Anfang-Beziehung (EA)

Projektplanung 101 Normalfolge

Logische Bedeutung: Wenn A endet, startet B.

Der Klassiker schlechthin. Ein Großteil der Beziehungen in einem Projektplan fallen in diese Kategorie.

Endefolge oder Ende-Ende-Beziehung (EE)

Projektplanung 101 Endfolge

Logische Bedeutung: Wenn A endet, dann endet auch B.

Obwohl es auf den ersten Blick so aussehen mag, ist die Aussage nicht gleichbedeutend mit »A und B enden gleichzeitig.« Diese Beziehung ist nicht symmetrisch. Wenn sich A verzögert, dann wird sich auch das Ende von B verzögern, aber wenn sich B verzögert, kann A trotzdem schon beendet werden. Als Beispiel nehmen wir für einen Moment an, dass A und B beide 5 Tage Dauer haben. Verlängert man nun A um einen Tag ergibt sich das folgende Bild.

Projektplanung 101 Endfolge A erhöht

Das Ende von B verschiebt sich also automatisch mit. Wohingegen bei einer Verlängerung von B um einen Tag nicht auf das Ende von A auswirkt.

Projektplanung 101 Endfolge B erhöht

Anfangsfolge oder Anfang-Anfang-Beziehung (AA)

Projektplanung 101 Anfangsfolge

Logische Bedeutung: Wenn A beginnt, dann beginnt auch B.

Wie bei der Endfolge ist auch das nicht gleichbedeutend mit »A und B beginnen gleichzeitig.« B beginnt hier immer mit A zusammen, aber A kann vor B starten, falls sich B verzögert. Startet A in obigem Beispiel einen Tag später verschiebt dies auch B.

Projektplanung 101 A später

Umgekehrt verschiebt aber ein Tag späterer Start von B nicht den Start von A.

Projektplanung 101 B später

Sprungfolge oder Anfang-Ende-Beziehung (AE)

Projektplanung 101 Sprungfolge

Logische Bedeutung: Wenn A beginnt, endet B.

Klingt komisch, findet aber tatsächlich in seltenen Fällen Anwendung. Wenn beispielsweise ein neues Backup-System eingeführt wird, dann endet der Betrieb des alten (B), wenn der des neuen gestartet wurde (A).

Vollständigkeit

Dennoch werden diese Abhängigkeiten oder Beziehungen oft nur unvollständig erfasst. Nämlich nur solange bis der Plan in etwa so aussieht, wie man es sich vorgestellt hatte. Das ist zwar schon ein deutlicher Fortschritt gegenüber dem eingangs beschriebenen brutalen Verschieben von Arbeitspaketen, birgt aber trotzdem noch Gefahren. Im folgenden Beispiel scheint es auf den ersten Blick unnötig, neben der EA-Beziehung zwischen A und C auch noch die EA-Beziehung zwischen B und C zu ziehen (natürlich nur wenn diese sich auch inhaltlich rechtfertigen lässt). Schließlich ändert diese ja nichts an dem Ablauf. Noch nicht, denn sobald sich B verschiebt oder verlängert, würde sich an dem Ablauf etwas ändern, was man aber ohne diese Beziehung übersehen wird. Darüber hinaus leistet die explizit beschriebene Beziehung einen wichtigen Beitrag zum Verständnis der Zusammenhänge im Projekt.

Projektplanung 101 Vollständigkeit

Fazit

Erst die logisch richtigen Beziehungen zwischen den Arbeitspaketen ergeben den Ablaufplan. Jedenfalls in einem ersten Entwurf, den es dann zu optimieren gilt. Die Mächtigkeit von gängiger Planungssoftware und der Druck schnell Mal einen Plan zu machen, verleiten allerdings oft zu Abkürzungen, die sich im weiteren Projektverlauf rächen. Wer zeitliche Einschränkungen missbraucht, um Arbeitspakte nach Belieben zu verschieben oder wer Abhängigkeiten unlogisch oder unvollständig nutzt, wird mit erhöhtem Aufwand bei der Aktualisierung des Planes bestraft.

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