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Notizen zur Session von Jan Schulz-Hofen, Geschäftsführer von Planio.

Was sollte das perfekte PM Tool können?

Funktionen
  • Aufgabenverwaltung + Zeiterfassung integriert
  • Ressourcenmanagement?
  • Rollen und Rechteverwaltung
  • Offline-Verfügbarkeit
  • Schnittstellen zu anderen Tools (Import&Export, Datenaustausch ...)
  • Idealerweise mit integrierter CRM-Lösung für nahtlose Kundenbetreuung, einem fließenden Übergang von Anbahnung zur Projektinitialisierung und -durchführung, sowie effizientes Änderungsmanagement und integrierte Plan-/Isterfassung als Basis für effizientes Controlling und Personalplanung mit rollenbasierte Masken und flexibler Rechteverwaltung mit Rollen für GF,PL,PMO, SWE,QS,Vertrieb etc.
  • Zentrale Verwaltung von Kundendaten, schneller Zugriff auf Informationen und Kontakthistorie zur lückenlosen und transparenten Darstellung der Kundenkommunikation ggf auch Import von Mailverkehr und Korrespondenz sowie Darstellung von vergangenen, aktiven und avisierten Projekten ala sugarCRM und Übersicht mit Umsatzvorschau und Notifications länger nicht mehr kontaktierter Kunden, Anzeige von Vertragslaufzeiten, Kündigungsfristen mit Kalendereintrag und Mail-Remindern
  • Terminkalender für nächste Zahlungsfälligkeite bei Festpreisprojekten
  • Bei time & material Erzeugung von Aufwands- und Leistungsnachweisen direkt aus Zeitbuchungen
  • Portfolioauswertungen für strategisches PM (Matrix), Projektvergleiche bzgl. Komplexität und Relevanz/Nutzen
  • Projektübergreifende Vorgänger-Nachfolger-Beziehungen und Meilensteine
  • Zielgruppenspezifische Cockpits aggregierter Kennzahlen mit hinzuschaltbaren Detailinfos bei (Plan)abweichungen
  • Klassifizierung in Projektgruppen (nach Technologie, Bereich, Fachlichkeit,... oder nach Entwicklungs-, Support, Wartungs-, Betriebsprojekt)
  • Projekt-, Team-, Bereichs- und Unternehmensübergreifende Termine, Kennzahlen und Kosten/Zeiten und Restaufwände
  • Aggregierte Sicht auf bzw. Kennzeichnung von kritischen Projekten
  • Überlastplanung bei Einsatz von Mitarbeitern in parallel laufenden Projekten/Aufgaben
  • Aktueller Projektüberblick mit aktuellem Status, Terminen, Entwicklungen, Aktivitäten, offenen Tasks und nahenden Meilensteinen
  • Projektstrukturplanerstellung und Granulierung in gewünschter Detailtiefe bis hin zu Checklisten und Workflows, ggf führen erste Eckzeitangaben bereits zur automatischen Erstellung eines passenden Zeitplanes
  • Balkendiagramm auf Zeitachse (Gantt) zur Darstellung vom Projektverlauf, Anordnungsbeziehungen und kritischem Pfad grafische Fortschrittsanzeige und Verhältnis zur Baseline bei klassisch geführten Projekten, Burn Down Charts und/oder Cumulative Flow Diagramme bei agil geführten Projekten
  • Ressourcenmanagement zur Vermeidung von Personalkonflikten, Planzuteilung resultierende Kapazität und Ist-Last mit Marker für erreichte Maximalauslastung
  • Kostenplanung bereits grob auf PSP-Ebene und detailliert bis in die Arbeitspakete mit Plan-Ist-Vergleichbarkeit, zentrale Pflege interner und externer Stunden-/Tagessätze für die Rollen/Mitarbeiter und Sachkosten oder Bottom-Up Aufwandserfassung zur Ermittlung des Gesamtbudgets
  • Speicherung von baselines grafischer Vergleich mit Ist für Status und Retrospektiven
  • Meilenstein-Trendanalyse zur Darstellung der Termintreue besonderer Projektereignisse als Projektverlaufsüberblick und als svg- oder png-Datei exportierbar
  • Projekt/Terminkalender zur Erfassung des Rahmens für strukturierte Kommunikation (Kick-Off, Jour Fixe, Statusbespreichungen, Sprintmeetings, Reviews, Lenkungskreis etc) und zur erfassung personalrelevanter Termine Urlaube, Abwesenheiten für Weiterbildung, Kundenpräsentation etc zur Info und realistischeren Einsatzplanung sowie zur Sicherung von Sachressourcen (Besprechungsraum)
  • durch PL/PO, BL/PMO administrierbare tages/wochengenaue Projekt-/Aufgabenpriorisierung in Backlogs
  • Änderungsmanagement für Change/Feature Requests und eingetretene Risiken über projektspez. Ticketsystem, das spontan anfallende Bedarfe erfasst (Berücksichtigung bei Soll-Ist-Vergleich)
  • Aufwandsarme projektbezogene Zeiterfassung mit gleichzeitiger Möglichkeit zur Angabe von Restzeitschätzung und Statuswertänderung, zusätzliche Einzelerfassungs oder Wochen/Monatserfassungsmasken wenn nur wenige Kommentare nötig sind und feste Zeitfenster angefallen sind (Bodyleasing)
  • Zeitbuchung auch für projektexterne Arbeiten ermöglichen zur Dokumentation aller angefallen Leistungen und für realistischere Personalplanung und Auslastungsgrad-Reporting (Kapazitäten abzgl Grundlast, Verteilzeit, U-Tage etc)
  • Projektbezogene Restaufwandsermittlung durch Aufgaben, Teilzielbezogene Schätzungen und Übernahme von Detail-Statuswerten zur Ableitung von Durchschnittlichen Fortschrittswerten in PSP und Darstellung von Soll-Ist-Abweichungen der zentralen Zielgrößen Kosten, Zeit, Scope (z.B. Konfigurierbare Korridore für Ampelwerte)
  • Notifications per Mail bei prognostizierter Überschreitung des Projektbudgets, Verzug eines Liefertermins oder Due-Date von Arbeitspaketen
  • Adressatengerechte Stakeholderinformationen und Reportings, verschiedene Granularitätsstufen von Informationsdetails für die verschiedenen Rollen (anpassbare Standardberichte für GF, BL, CO, PMO, PL bzw. Erstellung eigener Report-Templates …)
  • Für Remote-Teams Scrumprojektartefakte erstellen und pflegen können (User Stories, Aktivitäten, Akzeptanztests)
  • Priorisierbare Productbacklogs, die die aktuellen Status der jeweilgen Elemente (Epics, Stories, Tasks) abbilden
  • Sprintmanagement mit Teamplanung und Ressourcenprognose anhand der die wichtigsten User Stories direkt zur Auswahl angeboten werden und zur Detailplanung Story Points oder klassische Aufwandsplanung verwenden können
  • Sprintbacklog nach Status sortiert und leichte Statusupdates zur Begleitung von Daily Standup Meetings
  • Scrum-Kalender mit allen relevanten Sprinterminen (Daily Standups, Sprint Planning Meetings, Review Meetings und Retrospektive Meetings)
  • Burndownchart zur grafischen Anzeige bis zum aktuellen Zeitpunkt umgesetzter Anforderungen inkl Trend bzw. Referenzverlauf zur Anzeige der Abweichung von Plan und Ist
  • Zeitbuchung auf die Sprinttask und automatische Aufsummierung um Aufwände für User Story und Gesamtprojekt tagesaktuell zu erhalten und Prognosen für Restzeit zu ermöglichen, Buchung auch über mobile Devices
  • Anforderungsmanagement, dass auch Tickets die automatische Erstellung von User Stories erlaubt unter Beibehaltung der Verknüpfung für Claim Management und zum Nachvollziehen der Historie
  • Kapazitätsauslastungsgrad anhand geplanter Projekteinsätze, Vertragsstatus, vereinbarte Verfügbarkeiten, Urlaube, Abwesenheiten mit Auslastungsanalyse und grafischer Darstellung von Überlastungen für gewählten Betrachtungszeitraum und Granularität (von Einzelmitarbeiter bis Abteilung/Bereich)
  • Zentrale MA-Daten um auch Urlaubsmanagement, Resturlaub, Freizeitausgleich in den bereichs- und projektspez. Kalendern und Planungen zu berücksichtigen (Anträge, Genehmigung, Infomails, Stellvertreterregelung)
  • Dezentrale Skillverwaltung die gezielte Suchen nach Qualifikationen, Zertifikaten, Technologien bei Projektananbahnung und Teamfindung unterstützt 
  • On-the-fly Ermittlung aktueller Plan/Ist-Kennzahlen (Leistung,Kosten,Zeit) inkl Abweichungsanalysen und Trends granuliert auf Einzelprojekt und Projekte des Bereich
Aspekte
  • Datenschutz
  • Datensicherheit (Verschlüsselung, ...)
  • Nachvollziehbarkeit (rechitlich?)
In der Session genannte Tools
  • No labels

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