Was kann ich tun, wenn ich ein Gespräch / Meeting lenken muss, aber offiziell diese Rolle nicht habe?

Zum „Reinfühlen“ ein kurzes Rollenspiel.

Problem

Die  Deadline kann nicht gehalten werden, ist aber aus politischen Gründen unverrückbar.

Es gibt mehrere Gründe:

  • Qualität der eigenen Software: die Performance bricht bei großen Nutzerzahlen ein.
  • Die Komponente des zweiten Softwarehauses läuft nicht stabil, wenn sie auf dem gleichen Server installiert wird.
  • Die Schnittstellenspezifikationen des Auftraggebers stimmen nicht; die automatisierte Verarbeitung im Nachfolgesystem ist nicht gewährleistet.
  • Die  IT des Auftraggebers ist mit dem Aufbau der Infrastruktur noch nicht fertig.

Irgendwie muss eine Lösung gefunden werden, obwohl bei allen die Nerven blank liegen.

Teilnehmer des Meetings

DL-Projektleiter (DL = Dienstleister)

Irgendwie für alles verantwortlich, weiß, dass die Performanceprobleme demnächst gelöst werden können, aber definitiv nicht mehr vor der Deadline.

Chef des DL-Projektleiter

ist als Rückendeckung dabei, weil sich hohe Tiere des Kunden angekündigt haben.

Projektleiter des Kunden

arbeitet normalerweise mit dem DL-Projektleiter zusammen. Es ist sein erstes großes Projekt, daher hat er ein großes Interesse an einem Erfolg, kann aber nicht offen gegen seine Chefs Stellung beziehen.

IT-Chef des Kunden

hat genug mit der Renovierung seines Rechenzentrums zu tun und nicht die geringste Lust, sich die Schuld für das Nichteinhalten der Deadline in die Schuhe schieben zu lassen. Er zieht sich auf Formalien zurück: die Software genüge nicht den Qualitätskriterien.

Vorstandsmitglied des Kunden und Chef des Kunden-Projektleiters

In seinem Verantwortungsbereich läuft das Projekt. Er braucht den Erfolg dringend, sonst wackelt sein Stuhl, insbesondere weil das Vorgängerprojekt grandios gescheitert ist und vor Gericht abgewickelt werden musste.

Entwicklungsleiter des zweiten Software-Hauses

weiß über die Architekturprobleme seines Produktes Bescheid, hat aber die Informationen über die Notwendigkeit der Beschaffung weiterer Hardware verschwiegen, damit das Angebot klein gehalten werden kann.

Weiteres Vorstandsmitglied des Kunden

Nachdem klar ist, dass der Vorstandsvorsitzende bald ausscheidet und in der Firma umstrukturiert wird, wäre ein Scheitern des Projekts eine gute Gelegenheit, Konkurrenz auf Vorstandsebene elegant auszuschalten. Daher kein Interesse am Erfolg des Projekts.

Beobachter

Achte auf die Moderation. Inwieweit wird moderiert? Wer übernimmt das? Wie fallen Entscheidungen? Wer hat Einfluß? Wer macht Vorschläge? Wer fasst zusammen? Wer hält Ergebnisse fest?

Die „Spieler“ haben toll mitgespielt, die Beobachter bekamen viel zu sehen und etliche haben sich bzw. ihre Situation wiedererkannt. Dreimal war eine Lösung greifbar, dann wurde der Konsens torpediert und eine weitere Runde „Schwarzer Peter-Spiel“ war dran.

Welche Handlungsmöglichkeiten habe ich in solchen Meetings, z.B. als Projektleiter?

Moderationstätigkeiten

  • Im Vorfeld
    • Vorbereiten / Planen
    • Eigene "Rolle" bedenken
    • "Hidden agendas" überlegen
    • Strategie überlegen
  • Während
    • Initiative ergreifen
    • Vorschläge machen
    • Strukturieren
    • Paraphrasieren, Nachfragen, Ansprechen
    • Konkretisieren, Klären
    • Zusammenfassen
    • Ergebnisse / Konsens festhalten
    • Visualisieren

Mit guten Vorschlägen u.U. warten (letztes Drittel des Meetings)

  • No labels

1 Comment

  1. Ich fand es im Rollenspiel erschreckend, wie schnell man aus der Rolle des Angreifers in die Verteidigung gedrängt werden kann, wenn man nicht die "Hidden Agenda" anderer beachtet.

    Eine tolle Simulation und wertvolle Tips für den Alltag, vielen Dank an Cleo

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