Inhalt : Stadtfest: Gerüchteküche

Wenn ich die Situation richtig verstehe, dann gibt es zwar eine Vision, aber noch sind nicht alle Beteiligten und Betroffenen auf der gleichen Linie. Die Frage ist was bisher schon an Information und Einbindung stattgefunden hat und was man noch machen könnte. Klingt nach ganz klassischem, wenn auch sehr umfangreichen Stakeholdermanagement. Zusätzliche Schwierigkeit ist hier, dass man erst mal für eine Unterstützung auf breiter Fläche werben muss.

Ich würde mir daher in dieser Phase überlegen, welche örtlichen Gruppen es gibt, welche Gründe diese hätten mitzumachen, welche Befürchtungen diese haben und welche Wünsche. In etwa so (Inhalt der Tabelle frei erfunden):

Anhand dieser Tabelle würde ich dann auf Werbetour bei den einzelnen Gruppen gehen und zwar in deren jeweiligen Versammlungen oder anderweitigen Medien. Ich würde bei der vermuteten Motivation mitzumachen ansetzen und es den Gruppen schmackhaft machen mitzumachen. Dabei kommt man automatisch an den Befürchtungen vorbei und kann sie hoffentlich entkräften. Am Ende der Phase steht von jeder Gruppe das Commitment mitzumachen (unter gewissen Bedingungen). 

Die Entstehung von Gerüchten ist ein Hinweis auf schlechte Kommunikation seitens der Verantwortlichen. Es gibt aus meiner Sicht nur eine sinnvolle und wirksame Massnahme dagegen. Informieren! Das vermindert die Kraft der aktuellen Gerüchte und verhindert die Entstehung von neuen Gerüchten.  Ausserdem werden Aussenstehende von der Quelle aus mit Informationen eingedeckt, was Neugierde weckt, Zustimmung einbringt oder wenigstens verhindert, dass aktive Blockaden gelegt werden.

Wie könnten die sehr unterschiedlichen Gruppen informiert werden?

Beispiele:

1. Flyer drucken in alle Haushalte verteilen lassen
2. Die Verantwortlichen der Vereine in den Gemeindesaal einladen.       
3. Weitere Informationen an die Bevölkerung durch mittelalterliche Boten per Brief überbringen lassen (Interesse wecken, informieren)
4. An zentralen Plätzen grosse Infoblätter an Holzplakatwänden aufhängen
5. Während des Festes an denselben Orten Übersichtspläne aufhängen
6. Im Voraus eine öffentliche Vorinformations-Zeitschrift drucken, später wird diese in eine Festzeitung umgewandelt

Natürlich ist diese Liste nicht abschliessend.

Die genannten Behauptungen sind massiv und müssen sofort widerlegt werden. Ein (sich ständig aktualisierendes) Rahmenprogramm ist den Akteuren offenzulegen. Idealerweise in Versionen, so sind Änderungen jederzeit nachvollziehbar.

Je mehr Informationen und Ideen dargelegt werden, desto einfacher ist es die jetzige Situation zu normalisieren.

@Marcus

Finde Deinen Ansatz innerhalb eines Unternehmens absolut super, jedoch muss bedacht werden, dass die Interessenvertreter nicht im gleichen Boot sitzen. Im schlimmsten Fall können sie sich nicht einmal riechen. Im Anschluss an die grossflächige Information könnte ich mir vorstellen damit einen Zusatznutzen zu schaffen. Vorher könnten neue Gerüchte entstehen, da wahrscheinlich jede Gruppe das Gefühl hat die anderen Gruppen seien bessergestellt.

Wie in der Politik haben die aufgeführten Gruppen (dem Aussenstehenden unbekannte) interne Machtkämpfe und gesellschaftliche Verbindungen. Als Projektleiter würde ich mich davor hüten in dieses Netz zu treten. Die Darlegung der Rahmenbedingungen, der Restriktionen und einigen positive Angebote sowie ausreichende Information sollten genügen.

Die Ursachen für solche Gerüchte können oft ganz wo anders liegen. Wäre vorsichtig, hier gleich die Schuld den Verantwortlichen im Hinblick auf die Kommunikation zu zuschieben. Wenn in der Vergangenheit irgendwo etwas schief gegangen ist und Parallelen hergestellt werden, kann schnell ein Gerücht entstehen. Dazu kommt noch das Phänomen der stillen Post. 

Sehr wichtig, bei so einer Geschichte ist es die (Schlüssel-)Mulitplikatoren identifizieren, überzeugen, "anstecken" und machen zu lassen - sie sind gut vernetzt, ihr Wort hat Gewicht und hat damit großen Einfluss. Aber Vorsicht: diese zu identfizieren, kann sehr schwer werden. Es sind nicht unbedingt die "formalen" Entscheider, die den Einfluss ausüben. Im Gegenteil. Es braucht deshalb viel Hintergrundwissen. An der richtigen Stelle, die richtigen Leute überzeugt, dann läuft manches leichter.

Das Kernproblem dürfte außerdem die "Unterschiedlichkeit" der Strukturen der Beteiligten sein. Der eine Verein hat einen regelmäßigen Newsletter, im anderen Verein gibt es regelmäßige Mitgliederversammlungen, im anderen fehlen diese Strukturen vollständig, andere Beteiligte sind nur lose Gruppierungen ohne formale Strukturen usw. D. h. es gibt viele mögliche "Brüche" im Informationsfluss. Es braucht also Kommunikationskanäle die diese "Brüche" überbrücken helfen und losgelöst von den Kommunikationswegen innerhalb der beteiligten Gruppen die jeweiligen Einzelpersonen erreichen, damit die gruppeninterne Kommunikation stützen.

Danach gilt eines: Transparenz, Transparenz, Transparenz - regelmäßige Informationen auf allen zielgruppengerechten Kanälen. Wege und Möglichkeiten gibt es genug: Projektbrief, Projektblog, Pressebericht im Amtsblatt, Flyer, "öffentliche" Sitzungen, regelmäßige Presseinfos, vielleicht sogar eine Facebook-Gruppe (je nach Zielgruppe).

Eines ist allerdings klar, wer das Haar in der Suppe sucht, weil er es finden will, der wird auch dann nicht überzeugt werden können (auch diese Leute gibt es).

Frédéric Jordan: Dass eine individuelle Ansprache je Gruppe, die Gerüchteküche noch anheizen könnte (weil unterschiedliche Behandlung vermutet wird) ist ein wichtiger Aspekt den ich vernachlässigt habe. Eine gemeinsame Veranstaltung vorab macht da sicherlich Sinn. 

Trotzdem kommt man aufgrund der Unterschiedlichkeit der Gruppen nicht um zugeschnittene Kommunikation herum. Ich denke das folgenden Kommunikations-Schema könnte zielführend sein: 

1. Regelmäßige Informationsveranstaltungen für alle.
2. Dazwischen individuelle Kommunikation (Abholen, wo die Gruppen stehen).

Zusätzlich könnte man noch die individuelle Kommunikation so öffentlich wie möglich machen (Protokolle und Vereinbarungen)

Thomas Michl: Ich schiebe die Schuld für die Gerüchte nicht ausschliesslich den Verantwortlichen unter, ich sage nur, dass die Kommunikation der Verantwortlichen gegen aussen oft der Auslöser für Gerüchte ist. Wer ist in der Pflicht zu informieren? (Eigene Antwort) Korrekt!

Natürlich vergleicht der Mensch Neuerung stets mit Vergangenem und zieht Parallelen. Und genau hier sind nochmals die Verantwortlichen gefordert. Sie kennen die Ergebnisse der Vergangenheit ja ebenfalls. Für schlechte Resultate ist immer die Spitze verantwortlich. Achtung, damit ist nicht unbedingt der Projektleiter gemeint. Führen bedeutet: Prüfen, Lenken, Stoppen und Verbessern. Ich weiss, ist eher selten so.

Jeder Mensch kann Multiplikator sein, allerdings stellt sich die Frage, was zu tun ist damit die Person zum Multiplikator wird. Eine begeisterte Person kann durchaus mehr Menschen in ein Projekt reinziehen, als eine einzige gut vernetzte graue Eminenz. Leider haben die Letzteren die Möglichkeit im Hintergrund Blockaden auszuüben. Ich stimme Dir absolut zu, dass ein Projekt besser läuft, wenn die richtigen Leute überzeugt vom Nutzen sind.

Wie finde ich diese Personen? Vielleicht bin ich ein wenig zu forsch, doch ich frage die Leute gerne direkt was sie von einer Sache halten. Fragen kostet nichts und anhand der Reaktion kann die erste Einstufung vorgenommen werden. Mit einfachen Fragen erreiche ich persönlich am meisten, da die Antworten ebenso einfach ausfallen. Stichwort "Fragetechnik"

Betreffend den Informationsbrüchen:
Warum sollte man sich jedem einzelnem Akteur anpassen? Provokative Frage… 8)

Ein riesiger Aufwand mit weniger Nutzen, als wenn z.B. drei durchdachte Informationskanäle neu erstellt werden. Welche Kommunikationskanäle sind eigentlich wirklich brauchbar? Gemäss der beschriebenen Situation nutzen wenige Leute E-Mail bzw. Social Media. Der Aufwand für eine Facebook-Seite kann man sich somit vorerst schenken. Twitter-Account gibt es ja bereits – bisheriger Nutzen? Wer liest einen Blog von der Bevölkerung, wenn der Anteil von Internetnutzern sehr klein ist? Presse und Flyer kosten viel Geld. Die alten Medien sind teuer, die neuen Medien werden nicht genützt. Schachmatt! Oder doch nicht?

Irgendein schlauer Mensch hat gesagt, dass theoretisches Projektwissen vorhanden ist, die Umsetzung in der Praxis fehle allerdings oft. ;) So ähnlich ist es im Bereich der Suche nach neuen Wegen. Der Mensch schätzt Beständigkeit, ständige Veränderung bestimmt aber unser Leben.

Was würdet ihr für Informations-/Kommunikationswege bilden?

Marcus Raitner: Die Chance der Vorabinformation scheint leider bereits verpasst zu sein. Wie ich im Kommentar an Thomas bereits geschrieben habe, stellt sich nun die Frage nach dem „richtigen“ Kommunikationskanal.

Punkt 1 ist naheliegend, allerdings ist die Chance, dass viele Menschen regelmässig sich treffen (vor allem die Aussenakteure) eher gering. Punkt 2 ist super, nur wie findet man heraus, wo die Leute sich befinden?

ok, die Vorabinformation ist wohl wirklich verpasst worden oder nicht auf fruchtbaren Boden gefallen. Mir ging es mehr um folgendes: Informationen an alle mischen mit zielgerichteten Informationen, z.B. jedes Monat einen Infoabend für alle einheitlich (gleichen Informationsstand herstellen) und gezielte Informationen der einzelnen Vereine / Beteiligten jeweils in deren Räumen bzw. mit deren Medien (das meine ich mit dort abholen wo sie stehen) so wie in meinem ersten Kommentar beschrieben. 

Vorort-Information finde ich sehr gut. Deren Medien zu nutzten nur bedingt. Läuft schlussendlich auf eine Vielzahl von Medienkanälen heraus und deren Bewirtschaftung kostet unnötig Zeit. Oder wie sind Deine Erfahrungen damit?

These: es gibt bereits je größerer Gruppierung einen bevorzugten Kommunikationskanal. Das können Stammtische sein oder Mitgliederzeitschriften oder Newsletter oder ... Diese würde ich erst Mal herausfinden wollen. Und dann im zweiten Schritt für die zielgerichtete Ansprache nutzen wollen. Zusätzlich würde ich einen regelmäßigen Infoabend machen und dort Flyer etc. zu verteilen. Und wenn ich nur den letzten Blog-Artikel 500 Mal drucke.

Das bringt mich zum Internet: ohne geht nicht. Daher würde ich ein Blog machen und bei jeder Gelegenheit darauf hinweisen. Wenn relevante und aktuelle Informationen drin stehen, dann werden die Leute auch schauen. Ich würde aber den Aufwand für Doppelpflege reduzieren: Blog-Artikel = Flyer = Inhalt des Infoabends = Inhalt der individuellen Informationsangebote. Das Blog als öffentliche Informationsdrehscheibe mit möglichst hoher Wiederverwendung der Inhalte.

Die Bewirtschaftung kostet Zeit, aber meine Idee (s.o.) ist eine zentrale Informationsplattform (=Blog) aus der man möglichst viel wiederverwendet für diese Kanäle.

Gehe ich richtig in der Annahme, dass Du von einem internen Projektteam-Blog sprichst? Keine schlechte Idee, nur über welche Kanäle verteilt man anschliessend die enthaltenen Infos ohne ständigen Medienbruch?

Entschuldigung, habe diesen Text erst jetzt gesehen.

Wie würdest die Erhebung der bestehenden Kanäle ohne zu grossen Zeitaufwand durchführen? Infoabend und Flyer finde ich toll. Ebenso die erwähnte Art der Aufwandsreduktion.

Nur wer soll den Blog finden bzw. lesen? Gemäss Beschreibung ist der Internetzugang beschränkt. Wären öffentliche und kostenlose Zugänge zum Internet eine Möglichkeit? Wenn ja, wer schult die Unwissenden? Sooo selbstverständlich ist das Internet ja nicht. Es besteht die Chance, dass einflussreiche Personen null Affinität zum Netz haben oder dieses sogar ablehnen.

Die Ermittlung der Kanäle inkl. des Aufsetzen eines Einklinkens in diese halte ich ehrlich gesagt nicht für so aufwändig. Schließlich reden wir von Vereinen und anderen bestehenden Gemeinschaften und meine These wäre, dass die alle schon was (Unterschiedliches) haben um intern zu kommunizieren.

Das Blog wäre öffentlich und zu Beginn wohl mehr für mich und die wenigen Netzaffinen. Darin würde ich alle Kommunikation einheitlich vorbereiten und veröffentlichen. Auf den einzelnen Veranstaltung würde ich genau das dann zeigen bzw. ausgedruckt verteilen, aber nicht ohne Verweis auf die Quelle im Blog. Wenn diese Informationen einen Mehrwert darstellen, werden die Menschen den Weg dann nach und nach auch ins Internet finden. Nicht alle, aber mehr.

Definitiv öffentlich: s. meinen Kommentar oben.

Habe ein wenig recherchiert und rund 100 Gewerbevereine gefunden. Würde schätzen wenig mehr als die Hälfte könnte eingebunden werden. Das sind 50 - 70 Stück. Gehe einmal davon aus, dass ungefähr ein Drittel gleiche oder ähnliche Kanäle verwendet, aber jeder Kanal seine Eigenart hat.

Dazu kommen die erwähnten 300 - 400 Beteiligten, die zum grossen Teil Ehrenämter ausüben. Schätze die Anzahl an Privatpersonen ohne Zusammenhang mit Vereinen oder Ämtern auf 120 - 180.

Inzwischen beläuft sich die Anzahl der möglichen Kanäle auf 170 - 250.

Halbieren wir die Menge meiner blossen Annahme um Fehlschätzungen grob auszugleichen, beläuft sich die Anzahl auf 85 - 125. Eine stolze Zahl und es sind noch keine Ämter eingerechnet oder unbekannte Akteure.

Wüsste nicht, wie ich diese Kanäle innert Kürze einfach so analysieren könnte ohne grössen Aufwand. Müsste zuerst alle Daten (Name, Adresse, E-Mail usw.) erheben. Alleine bei 50 Vereinen nur telefonisch nachzufragen, wie ihre Kommunikation aussieht benötigt ein paar Stunden.

Wie würdest Du vorgehen?

Richtig, es würden nach und nach mehr werden. Da ich mir nicht vorstellen kann, wie viele Internetuser es in diesem Ort gibt, bin ich dennoch leicht skeptisch. Vor allem, da es in der Ausgangssituation explizit erwähnt wird. (=> Geringer Anteil der Personen nutzt E-Mail oder hat Internetzugang.)

Kraft in die Minderheit zu stecken ist lobenswert, in einem derartigen Projekt meiner Ansicht nach eher der falsche Weg. Lasse mich aber sehr gerne berichtigen.

Die Zahlen sind tatsächlich beeindrucken bis beängstigend. Wenn man diese große Menge von Organisationen wirklich einbinden will, kommt man nicht umhin mit diesen Kontakt aufzunehmen. Und dabei kann ich abfragen, welche Möglichkeiten der Verteilung von Informationen es intern gibt und einen Ansprechpartner / Mandatsträger dieser Organisation festlegen. Das ist mühsam, aber nicht zu ändern. Dafür würde ich eine Assistenzkraft anstellen.

Was ich reduzieren kann ist die Menge der angebotenen Informationskanäle. Ich würde folgende anbieten:

• Gedruckter Newsletter (Blog-Artikel ausgedruckt) als Flyer oder Beilage
• Artikel für ein Print-Medium dieser Organisation (der Blog-Artikel als PDF)
• Artikel für einen E-Mail-Newsletter (der Blog-Artikel als Text)
• Vorstellung auf internen Veranstaltungen

Die Quelle der Information ist immer das Blog im Internet. Weniger weil ich alle mit missionarischem Eifer dorthin locken will, sondern weil ich es für meine Arbeit praktisch finde. Zwar mag es sein, dass die eigentlich Betroffenen nichts mit dem Internet am Hut haben, aber auch die haben Kinder und Enkelkinder mit Smartphones. 

Eine Assistenzkraft einstellen? Darf ich daran erinnern, dass möglichst wenig externe Hilfe von Ausserhalb eingekauft werden sollte und zusätzliche interne Personalressourcen nicht in Frage kommen.

Wen könnte man dann mit dieser Aufgabe betreuen? Irgendwie müssen die Daten ja erhoben werden. Sind sie vielleicht bereits erhoben? Mitgliederlisten einfordern von Vereinen, Ämtern und dem "Ehrenamt". Idealerweise Word, Excel bzw. Vergleichbares. Kein PDF, da dieses sich nicht so einfach verarbeiten lässt.

Deine Auflistung der Kanäle ist sinnvoll. Ohne grosse Kosten zu verursachen im Moment der beste Weg. Wobei der letzte Punkt zusätzliche Fragen aufwirft. 50 - 70 Mal die gleiche Vorstellung abhalten? Dauer der Vorstellung? Verteilung der Vorstellung auf wie viele Tage? Bis wann muss die Gemeinschaft weitgehend hergestellt sein?

Mir stellt sich zudem spontan die Frage, ob diese Art der Kommunikation ausreicht, um die nötige Begeisterung (also mehr als die reine Akzeptanz) bei Akteuren und Bevölkerung zu erzielen.

An dieser Stelle rufe ich mal ein Stopp dazwischen und leiste als "kommunaler Insider" Hilfestellung! Jede gut funktionierende Stadtverwaltung hat in der Regel eine Liste der Vereine mit Ansprechpartnern. Übrigens: in der Regel gibt es pro Stadt nur einen Handels- und Gewerbeverein (und er ist mit 90%iger Wahrscheinlichkeit eng mit der Verwaltungsspitze im Kontakt). Diese Daten liegen also vor - schon alleine deswegen, weil man tagtäglich zusammenarbeitet (Sporthallen, städtische Veranstaltungsräume, Kinderferienprogramme, Ganztagsbetreuung an Schulen, kommunale Förderung, Amtsblatt ...). Was nicht vor liegt - zumindest nicht vollständig: eine Liste von losen Gruppierungen, Einzelpersonen die möglicherweise bereit wären sich einzubringen. Da kommt die Erfahrung der "Alteingesessen" dazu, die man sich zu eigen machen kann. Wie das geht, verrate ich gerne für ein angemessenes Honorar in Form eins Glas Bier.

In einer Stadt  mittlerer Größenordnung habe ich ca. 30-50 Vereine oder vereinsähnliche Institutionen. Ziehe ich mal die "Karteileichen" (nur auf dem Papier existent) und die Organisationen, die aufgrund Zielgruppe und Zielsetzung nicht Frage kommen - bleiben ca. 10-20 übrig. Also überschaubare Zahlen. In der Regel, nicht immer in jeder Stadt/Gemeinde, gibt es regelmäßige "Vereinsbesprechungen", in denen auch mal Ideen wie ein historisches Stadtfest diskutiert werden. In Bad Wimpfen zum Beispiel setzt man obendrein noch eines drauf und gönnt sich einen Runden Tisch Kultur (es wird öffentlich eingeladen, jeder kann kommen). Kleiner Hinweis am Rande.

Nicht anpassen an jeden einzelnen Verein oder jede einzelne Person - das sprengt den Rahmen. Aber die gleich Information auf verschiedenen Wegen anbieten: Newsletter, Blog, Amtsblatt ... Gleicher Text - drei verschiedene Vertriebswege. Gleichzeitig bekommt jeder Vereinsvorsitzende das selbe Infopaket mit der Bitte es auf den vereinsüblichen Kanälen publik zu machen. Die Information ist dann auf den Vereinskanälen kommuniziert und öffentlich verfügbar. Außerdem sehr effektiv - die "Kommunikationszentralen" identifzieren und gezielt dort die Info streuen. Aus Erfahrung weiß ich, funktioniert wunderbar

Schöner Gedanke. Der regelm. Informationsabend funktioniert nicht wirklich, zumindest wenn der Turnus zu dicht getaktet ist. Nicht vergessen: die Zielgruppe ist "ehrenamtlich" (da gibt es eine Familie, einen Beruf, ggf. mind. noch ein wenn nicht sogar mehr Ehrenämter).

Ok, ich habe nicht ausreichend bedacht, dass die Zielgruppe ehrenamtlich und schwer im Freizeitstress ist  Da könnte der Infoabend tatsächlich nicht die gewünschte Wirkung (Herstellung eines identischen Informationsstands) haben. War auch nur ein Beispiel. Mir ging es um die grundsätzliche Kommunikationsstrategie: einerseits möglichst individuelle Ansprache mit Infomaterial in verschiedenen Formaten (Ziel: Begeisterung erzeugen, großflächige Verbreitung) und andererseits Synchronisation durch Information für alle (Ziel: Transparenz, Gerüchten vorbeugen).

Was haltet ihr davon, wenn wir diese vielen Gedanken auf einer eigenen Seite Kommunikationsstrategie zusammenfassen und dort gemeinsam ausarbeiten?  

Ok, kein Problem mit der Verteilung von Informationen. Schön und gut, aber woher stammen die Gerüchte?

Gute Idee. Ein paar Zusatzinformationen wäre ebenfalls nicht schlecht.

Gerade meinen Denkfehler gefunden. Meinte 100 Mitglieder im GWV. Nicht 100 einzelne Vereine. ^^ Sorry.

Ich habe die Seite Kommunikationsstrategie initial befüllt: bitte einfach in der Seite ergänzen und korrigieren (darum ist es ein Wiki ...)

Habe den Ball wieder aufgenommen.