Seminararbeit von Franz Carina, Froschauer Sandra, Krallinger Thomas, Nahold Susanne & Stumbauer Patrick - FH JOANNEUM Graz
PROJEKTPLANUNG: KOSTEN UND RESSOURCEN
Diese Artikel beschäftigt sich mit dem Feld des Kosten-und Ressourcenmanagements im Projektmanagement. Dabei werden die Begriffe Kosten und Ressourcen genau definiert und auf es wird auf einzelne Methoden eingegangen.
Wie der Name schon sagt, ist Kostenplanung die Vorausberechnung, der zu erwartenden Kosten. Daher benötigt jedes Projekt eine detaillierte Planung, um erfolgreich ans Ziel zu kommen.
In der ÖNORM wird der Begriff “Kostenplanung“ nicht definiert, innerhalb des Kostenmanagement versteht man darunter die Gesamtheit aller Maßnahmen der Kostenermittlung.
Grundlegendes
Kosten
Betriebswirtschaftlich gesehen dienen Kosten in einem Unternehmen als Werteinsatz zur Leistungserstellung. Werte an sich unterteilen sich in materielle sowie immaterielle Güter. Unter materiellen Gütern versteht man beispielsweise Materialien, also etwas was verbraucht wird. Gegenüber stehen immaterielle Werte, die nicht verbrauchbar sind. Beispiele dafür sind Ideen oder Patente. Somit sind Kosten bewerteter Verzehr von Gütern und Diensten zur Erstellung betrieblicher Leistungen.
Im Projektmanagement spielt der Begriff eine wichtige Rolle, da bei jedem Projekt Kosten anfallen, welche sich in folgende Kostenarten gliedern:
[ 1 ] Personalkosten: dies sind alle Kosten, die der Arbeitgeber für ihre/seine Arbeitnehmer aufnehmen muss. Personalkosten werden in Form von Gehältern, Löhnen oder Provisionen freigegeben (abhängig von der Anstellungsart: Bsp.: Lohn-Arbeiter, Gehalt-Angestellter)
[ 2 ] Materialkosten: Roh- und Hilfsstoffe, die zur Herstellung benötigt werden. Bsp.: Baumaterial, Hilfsmaterial (Verschleißteile), Betriebsstoffe
[ 3 ] Gerätekosten: für bereitgestellte Geräte beispielsweise, darunter fallen die anfallen Kosten für Transport, Montage, Instandhaltung oder auch die Reparatur.
[ 4 ] Fremdleistungskosten: Kosten die man aufbringen muss, wenn man ein anderes Unternehmen für eine Leistung beauftragt. (am Bau: Subunternehmen)
[ 5 ] Kapitalkosten/Zinskosten: Kosten die durch die Bereitstellung von Kapital entstehen.
[ 6 ] Kosten des Umweltschutzes: aufgrund von Emissionen, Verunreinigungen etc. müssen die Verursacher mit Kosten zur Sanierung aufkommen.
Basis für die Kostenplanung ist der Projektstrukturplan (Projektstrukturierung), der eine vollständige Aufstellung aller für die Erreichung des Projektziels notwendigen Arbeitspakete beinhaltet.
Die wichtigste Voraussetzung für eine realistische Kostenplanung bildet eine sorgfältig durchgeführte Termin- und Einsatzmittelplanung (Ressourcen).Hier wird bereits der Einsatzmittelbedarf pro Arbeitspaket ermittelt und die benötigten personellen und Sachmittel-Ressourcen zeitlich festgelegt. Das führt dazu, dass im Rahmen der Ressourcenplanung auch der eine oder andere Termin sich noch ändert, vor allem weil dadurch oft erhebliche Kosteneinsparungen möglich sind.
Ressourcen
„Ressource" bezeichnet im Projektmanagement ein für die Durchführung einer Aufgabe notwendiges Mittel. Dabei ist "Ressource" ein Oberbegriff sowohl für Mitarbeiter als auch für Sachmittel oder Finanzmittel.
Zu den Ressourcen gehören unter anderem Personal, Material, Betriebsmittel und sonstige Leistungen. Dabei werden nicht nur die benötigten Ressourcen an sich berechnet, sondern auch die benötigten Kapazitäten an Mitarbeitern, Materialien, Geräten oder Räumen für den jeweiligen Zeitraum. Somit müssen neben den berechneten Materialien, welche ich für mein Projekt brauche, auch Gegenstände wie Computer oder Räumlichkeiten, die ich beispielsweise anmieten oder kaufen muss, aufgerechnet.
Kostenplanung beim Bauprojekt
Unter der Kostenplanung versteht man, wie schon im vorherigen Kapitel erwähnt, die Vorausberechnung der entstehenden Kosten. Entsprechend des Planungsfortschrittes werden in den einzelnen Phasen folgende Stufen der Kostenplanung unterschieden:
- Stufe 1 – Kostenrahmen (Grundlagenermittlungsphase)
- Stufe 2 – Kostenschätzung (Vorentwurfsphase )
- Stufe 3 – Kostenberechnung (Entwurfsphase)
- Stufe 4 – Kostenanschlag (Ausführungsphase)
Die genaue Kostenberechnung bei komplexen Projekten ist grundsätzlich nicht möglich, da nicht vorhersehbare Einflüsse und Randbedingungen wie
- Änderungen bei Nutzung / Ausführung
- technischer Fortschritt
- Konjunkturlage
einen hohen Einfluss haben. Daher sind Kostenberechnungen immer nur Prognosemodelle.
Eine detaillierte Kostenplanung ist vor allem in den frühen Phasen des Planungsprozesses sehr wichtig, da diese die beste Möglichkeit zur Beeinflussung und Steuerung der Projektkosten haben.
Anhand der Grafik erkennt man, dass die Beeinflussung der Kosten bei frühen Projektphasen sehr hoch ist. Der Erkenntniszuwachs hinsichtlich der Kosten nimmt in Projektverlauf zu. Weiters steigt auch der Kostenverlauf kontinuierlich an.
In den jeweiligen Phasen der Kostenplanung ergeben sich verschiedene Kostentoleranzen. Als Kostentoleranz werden zulässige Kostenveränderungen von einer Planungsphase in die nächste (genauere) Planungsphase bezeichnet. Der Toleranzbereich nimmt mit späteren Projektphasen ab. Das heißt je detaillierter die Planung, umso detaillierter auch die Kostenplanung und umso geringer der Toleranzbereich der Kosten. Die Schwankung des Toleranzbereiches beträgt zwischen +/- 40 % am Anfang des Projektes und sollte am Ende des Projektes (bei der Kostenfeststellung) gegen +/- 0 % sein.
Um Aspekte wie Schätzungsungenauigkeiten und Risiken zu mindern, ist die Bildung von Reserven ein Punkt, welcher bei der Projektkostenplanung unverzichtbar ist. Die Reserven dienen dem Ausgleich von Kostenabweichungen, der Abfederung von Projektrisiken und der Umsetzung von Projektänderungen.
Kostengliederung bei Bauprojekten:
Die zusammenhängenden Kosten werden in der Ö-Norm B1801-1 in 10 Kostenbereichen gegliedert. Diese Kostenbereiche werden wiederum in Gruppierungen zusammengefasst:
Methoden:
Im Zuge der Kostenplanung können folgende Methoden angewandt werden.
Kennwertmethode
Eignet sich bereits zu Beginn des Projekts als Leitfaden. Wie der Name vorwegnimmt, wird diese basierend auf längen-, flächen- und kubaturbezogenen Baukostenkennwerten erstellt.Nur wenige Kostenbereiche werden hierbei pauschal oder in Prozentansätze angesetzt. Empfehlenswert hierbei ist die Prüfung der Kostenkennwerte, welche Teile in den Kosten enthalten sind. Auch der gewählte Termin des Ausführungsstartes ist zum Zeitpunkt der Übernahme der Kenndaten zu beachten.
Elementmethode
Diese Methode beruht auf planungsorientierter Gliederung und somit auf exakter und detaillierter Planung, samt genauer Beschreibung der Baumaßnahmen und Qualitätsanforderungen. Dadurch lassen sich einzelne Elementmengen errechnen. Auch bei dieser Methode erfolgt die Errechnung durch elementbezogene Baukostenkennwerte. Wichtig hierbei ist das Festhalten eines Elementkataloges, welcher als Grundlage für die Kostenplanung aufzubauen und fortzuschreiben gilt (Baukostenkennwerte werden vorgehalten). In der frühen Planungsphase ist es ratsam, Grobelemente zu definieren, die dann im Verlauf des Projekts verfeinert werden.
Leistungsgruppenmethode
Beruhend auf einer ausführungsorientierten Gliederung werden bei dieser Methode einzelne Leistungsgruppen bzw. Unterleistungsgruppen als Grundlage der Kostenermittlung eingesetzt. Das gesamte Projekt wird in Bauabschnitte bzw. in Bauteile untergliedert.
Positionsmethode
Durch Positionen eins Leistungsverzeichnisses kann rasch die Erstellung eines Kostenanschlages stattfinden. Anhand von früheren Angebotspreisen (Preisdatenbank) berechnet man die Kosten der jeweiligen Position. Beschränkt kann die Kostenermittlung durch Hauptpositionen der wichtigsten Leistungsruppen werden. Positionen und Leistungen, die wiederum nicht so wichtig sind, können geschätzt werden oder als leistungsgruppenbezogene Baukostenkennwerte angegeben werden. Bei fehlenden Erfahrungswerten von Leistungsgruppen oder Positionen, sollten die Preise auf Positionsebene kalkuliert werden.
Design to Cost
Unter Design To Cost (DTC) versteht man das Entwerfen und Konstruieren nach Kostengesichtspunkten unter Berücksichtigung der gegebenen Rahmenbedingungen ("konstruiere so, dass unter den vorgegebenen Prämissen das Kostenziel eingehalten wird"). Somit werden die Kosten neben technischen Leistungen und Terminen zu einem wichtigen Entwurfsparameter.5
Arbeitsschritte zur praktischen Umsetzung der „Design to Cost“ Methode:
Zielkostenplanung
Wenn die Zielkosten für das Produkt unter Berücksichtigung des geplanten Produktlebenszyklus bestimmt sind, müssen für die einzelnen Produktkomponenten die Zielkostenanteile berechnet werden.
Die Verteilung der Zielkosten kann auf zwei Arten erfolgen, nämlich mittels
- der Komponentenmethode oder
- der Funktionsmethode.
Das Ergebnis dieser Berechnungen zeigt, welche Komponenten und Funktionen des Produktes eher preiswert und welche eher teuer bereitgestellt werden.
Bei der Komponentenmethoden werden Komponenten mit Funktionen verbunden, indem man für jede Komponente festlegt, in welchem Ausmaß sie zur Erfüllung der Funktion beiträgt.
Über die Bestimmung der absoluten Bedeutungsgrade gelangt man schließlich zu den komponentenbezogenen Zielkosten, d.h. dem prozentualen Anteil einer Komponente an den Gesamtzielkosten.
Die Funktionsmethode berücksichtigt die Erwartungen eines Kunden an ein Produkt oder eine Dienstleistung. Die Erwartungen, die ein Kunde an ein Produkt stellt, werden durch Funktionen des Produktes erfüllt. Auch wenn ein Kunde nicht in der Lage ist – was dem Regelfall entspricht – die Bedeutung einzelner Komponenten zu nennen, so kann er durchaus sagen, wie groß die Bedeutung einzelner Produktfunktionen für ihn ist.
Anhand der vorgestellten Methoden und Analysen kann man bereits in den frühen Phasen der Projektkostenplanung eine detaillierte Kostenermittlung aufstellen. Unter Berücksichtigung der vorgegebenen Normen und Erfahrenheitswerte kann man Projektkosten bereits vor Beginn des Baus in einem gewissen Rahmen halten. Anhand eines Fallbeispiels wird im letzten Teil die Kostenkennwertmethode noch einmal genauer vorgeführt.
Anhang: Beispiel Kostenkennwertmethode
Projektplanung_Kosten_Ressourcen_Beispiel.pdf
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Quellen:
http://www.wirtschaftslexikon24.com/d/kosten/kosten.htm
http://userpage.fu-berlin.de/~schnau/MSPROJFI.pdf
http://www.poelz-baukultur.at/fachbegriffe
http://www.stempkowski.at/fileadmin/user_upload/PDF/publikationen/kostenmanagement/OEGG-RILI.pdf ,
http://imihome.imi.uni-karlsruhe.de/ndesign_to_cost_meth.html
http://www.schoeler.com/pdf/DesigntoCost.pdf
http://www.wiin-kostenmanagement.de/index.php/zielkostenmanagement/zielkostenspaltung.html
Literaturhinweis: Georg, S.: Controlling im Mittelstand, Aachen 2003, S. 121., Controlling im Mittelstand: Ein Lehrbuch für Studierende )
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