In dieser Session ging es um die Frage, welche Elemente für einen "einfachen " Ansatz für die Steuerung einer Projektlandschaft (aka Projektportfolio) notwendig sind.
Wir gingen davon aus, dass es sich um eine Organisationseinheit von 50-200 Personen handelt, die ein Management-Team hat und ca. 30-50 interne Projekte hat.
Die wichtigsten Erkenntnisse:
- Eine Liste der Tasks (Dinge, die getan werden müssen bzw. Ideen für Projekte), z.B. in Excel oder einem anderen einfachen Tool.
- Bei den Tasks muss man entscheiden, ob sie wirklich Projekte sind. -> Projektantragsprozess.
- Die Informationen zum Task/Projekt sollten in einem standardisierten Formular eingereicht werden.
- D.h. man benötigt eine Definition bzw. Kriterien für Projekte (5-6 Fragen um zu bestimmen, ob es sich beim Task wirklich um ein Projekt handelt, das man bearbeiten will).
- Projekte müssen auch einen Business Case haben.
- Dann benötigt Kriterien, anhand derer man entscheiden kann, ob man das Projekt überhaupt macht und falls ja, mit welcher Priorität bzw. wann. Die Kriterien sollten eher grosszügig ausgelegt werden. Wichtig ist, ob die Ressourcen überhaupt vorhanden sind.
- Man benötigt auch ein "Project Review Board" mit genau festgelegter Verantwortlichkeit ("Charter"). Die Mitglieder dieses Boards müssen die Projekte insb. hinsichtlich Strategiebezug und Ressourcenverfügbarkeit beurteilen können.
- Es bracucht auch einen Portfolio-Manager, der das Projektportfolio verwaltet und dem Project Review Board Vorschläge macht.
- Das Board müsste auch die Abhängigkeiten zu anderen Projekten erkennen können.
- Die Projektleiter müssen den Sinn des Ganzen sehen und verstehen, was sie genau zu tun haben (Regeln).
- Das Reporting soll einfach sein, möglichst standardisiert auf einer Seite. Bei "Ampeln" besteht die Gefahr, dass man zu stark simplifiziert. Wenn man alternativ in wenigen Bullet Points die Situation bzw. den Status erläutern muss, kann man eher die Informationen vermitteln. Auch ein kurzer mündlicher Bericht gegenüber dem Board stellt sicher, dass die Informationen eher ankommen.
Flipchart:
