Das gegeben Beispiel kommt aus der öffentlichen Verwaltung.
In dieser ist als Hierarchieform ein Pyramidensystem gegeben, welches die Kommunikation verschiedener Abteilungen in verschiedenen Städten erschwert. Dies betrifft nicht die direkte Day to Day Kommunikation, sondern die Kommunikation über verschiedene Projekte hinweg.
Das Hauptteam, bestehend aus 8 Mitarbeitern sitzt in Karlsruhe, zusammen mit dem Projektleiter. In Stuttgart sind zwei weitere Mitarbeiter stationiert, welche an diesem Projekt mitarbeiten müssen, da es sich hierbei um ihren Spezialbereich handelt.
Diese zwei Mitarbeiter haben jedoch, laut deren eigener Aussage, keine Zeit für dieses weitere Projekt.
Im Verlauf der Diskussion hat sich folgende Vermutung herauskristallisiert: Der Standort in Stuttgart hat kein richtiges Zeitmanagement in seinen Projekten. Die Mitarbeiter können kein richtiges Gefühl entwickeln, wie lange ihre Arbeiten, welche sie derzeit haben, wirklich dauern würden.
Es wird ihnen lediglich nur ein Enddatum (Beispiel Ende des Jahres) als Ziel gegeben, nicht aber, wie viel der eigentliche Workload oder die tatsächliche Dringlichkeit der Aufgaben sind.
Nun ergibt sich die Frage, wie man diese zwei Mitarbeiter in Stuttgart dazu motivieren kann, die Aufgaben des einen Projekts dennoch anzugehen.
Folgende Ansätze wurden erörtert:
Gemeinsame Ziele genau definieren und die gleichen Tools zur Verwirklichung dieser nutzen
Durch diese Vorgehensweise soll sich das Team als eine Einheit fühlen.
Jeder weiß um was es geht und jeder hat, bzw. benutzt die gleichen Mittel diese zu erreichen. Es entstehen somit keine Barrieren zwischen den einzelnen Standorten, wie wenn z.B. ein Team Google Drive und die andere Dropbox benutzen würden
Gespräch zu den direkten Vorgesetzten bzw. den anderen Projektleitern der zwei Mitarbeiter suchen
Auch wenn eine Pyramidenstruktur vorhanden ist, sollte man versuchen die direkten Vorgesetzten bzw. die Projektleiter der zwei Mitarbeiter in ein Gespräch zu verwickeln.
Das Ziel hier ist, den tatsächlichen Workload der zwei Mitarbeiter zu erfahren um ggf. Schritte zum besseren Zeitmanagement ihrer Aufgaben zu bewerkstelligen.
Eventuell führt die derzeitige Arbeit der beiden gar nicht zu einer Überlastung, aber durch die schwammigen Strukturen und Zeitangaben ist das Gefühl dennoch im Raum.
Eine Beziehung auf persönlicher Ebene zu den zwei Mitarbeitern auf Team sowie PM Ebene aufbauen
Team Ebene:
Durch den Unterschied im Standort, ergibt sich bereits eine Lücke zwischen den beiden Teams. Diese sollte mit einem Meet and Greet, oder anderen Aktivitäten überbrückt werden. Auch sollten regelmäßige Treffen durchgeführt werden, um nicht eine erneute Entfremdung zu riskieren.
PM Ebene:
Der PM sollte in gewissen Abständen auch am Stuttgarter Standort vor Ort sein. Ein Bier zum Feierabend kann eine gewisse Bindung aufbauen. Auch ist eine Bestandsaufnahme vor Ort einfacher und ungezwungener, als schriftlicher oder telefonischer Verkehr.
--> Der PM ist der Ansprechpartner und sollte auch als einer fungieren und erreichbar sein.
Jour fixe sind hier der erste Weg zum regelmäßigen Kontakt aufbau.
Lob weitergeben und selber loben
Das 1 mal 1 des PM. Ein Mitarbeiter, welcher Anerkennung für gemeisterte Aufgaben erhält, ist ein zufriedener Mitarbeiter.
Es ist aber zu beachten, dass die gesamte Gruppe angesprochen werden muss und jeder der an der Lösung einer Aufgabe beteiligt war auch gelobt werden sollte.
Separierung der Standorte steht nicht im Vordergrund
Das Team arbeitet an einem Projekt. Jeder sitzt in einem Boot und alle gemeinsam müssen in die gleiche Richtung rudern.
Wenn eine konstante Separierung der Mitarbeiter in ihre Standorte, oder auch als Externe und Interne, geschieht, kann kein Teamgeist entstehen. Eine Barriere entsteht. "Interne sind besser, Externe wollen doch nur Geld." ist nur ein Beispiel des möglichen Unmutes der aufkommen könnte.
PM als Schild
Andere PMs anderer Projekte wollen auch, dass ihre Aufgaben erledigt werden. Der PM hier sollte den Mitarbeitern anbieten, die anderen PMs von ihnen weg zu halten, wenn dies im eigenen Projekt erforderlich ist.
D.h. wenn eine Aufgabe in zwei Tagen erledigt werden muss, und andere Projekte trotz ohne Zeitdruck zu haben, die Mitarbeiter bedrängen, muss der PM als Schild dienen, damit die Mitarbeiter ohne Störungen an den Aufgaben arbeiten können.