Inhalt : Aus Rot mach Grün

Zugegebenermaßen ist der Titel nicht sehr originell, aber er beschreibt einen wichtigen Baustein meines Projekt-Vorgehensmodelles, welches ich bei meinem aktuellen Kunden anwende. Ich möchte Euch nachfolgend dieses Modell kurz erläutern und Euch herzlich dazu einladen mit mir darüber zu diskutieren.

Bevor ich ins Detail gehe zunächst die Eckdaten des Projektes:

• Thema: Umstellung Windows Xp -> Windows 7 inklusive Office 2003 -> Office 2010, Standardisierung des Client Managements für mehr als 50 weltweite Niederlassungen
• Laufzeit: Juli 2011 - Dezember 2013
• Projektmitarbeiter: aktuell 20-30
• zentrale Kommunikationsmedien: Sharepoint, Email

Problematik

Um mein Vorgehensmodell zu verstehen, ist es wichtig ein paar Hintergrundinformationen zu kennen, die mich zu diesem Ansatz bewegt haben. Wie bei nahezu allen Projekten hat uns irgendwann die Komplexität überrollt. Neben den rein technischen Themen, also der Entwicklung eines zukunftssicheren und stabilen neuen Clients, mussten und müssen wir auch die Prozesse zur Einführung und zum Betrieb eines weltweiten Arbeitsplatzes neu designen, eine sinnvolle Rolloutplanung und Durchführung aufstellen und ein unternehmensübergreifendes Kommunikations- und Trainingskonzept erarbeiten. Hierbei ist es uns sehr wichtig, transparent – im Sinne von nachvollziehbar und offen – zu agieren.

Ein weiterer Punkt war ein Vorgehen zu entwickeln, welches für die Projektmitarbeiter (bunte Mischung von alteingesessenen Mitarbeitern bis hin zu unerfahrenen Studenten) leicht nachvollziehbar und einfach umsetzbar ist.

Projektorganisation

Wichtigste Ziele bei der Implementierung der Projektorganisation waren folgende Aspekte:

• Klare Eskalationswege
• Schaffung eindeutiger Tätigkeitsgebiete und Zuordnung von Personen
• Einheitliche und einfache Dokumentation

Um dies zu erreichen, teilten wir das Projektmanagement in die Bereiche Technik und Organisation. Unterhalb dieser Hauptkategorien etablierten wir je ca. 10 Teilprojekte (Beispiel Kommunikation, Training, Marketing, Rollout, usw. für den Bereich Organisation und Security, Software Verteilung, Client Technologie, usw. für den Bereich Technik). Für jeden dieser Teilbereiche wurde ein Teilprojektleiter benannt und ihm Projektmitarbeiter beiseite gestellt. Darüber hinaus wurde für alle Teilprojekte eine Sharepoint-Seite vorbereitet, die aus dem globalen Intranet erreichbar ist. Aufgabe der Teilprojektleiter war es nun folgende Informationen – in Rücksprache mit dem jeweiligen Team – in die Templates einzupflegen:

• Name des Teilprojektleiters und der Teammitglieder
• Kurzbeschreibung des Aufgabengebietes
• Beschreibung der Team-Verantwortlichkeiten
• Abgrenzungen – was macht das Team nicht
• Schnittstellen zu anderen Teilprojekten
• Weitergehende Informationen wie Links, etc.

Nutzung von Sharepoint

Neben dieser „Wir stellen uns vor“ – Teilprojektseite, wurde ebenfalls ein Arbeitsbereich für jedes Teilprojekt in Sharepoint vorbereitet. Dieser Arbeitsbereich enthält die folgenden 3 Sektionen:

Dokumente

Hier werden alle wichtigen Dokumente (Konzepte, Dokumentationen, Präsentationen) des jeweiligen Teilprojektes abgelegt und verwaltet. Regel: Nur Dokumente in Sharepoint existierten (Vermeidung lokaler Datenhaltung)

Questions

Dieser Bereich erlaubt es allen Mitarbeitern des Unternehmens Fragen an ein Teilprojekt zu stellen. Der Teilprojektleiter muss diese Fragen (automatisch) überwachen und regelmäßig und zeitnah Antworten bereitstellen.

Vorteil: Sollten Fragen (und Antworten) von allgemeingültigem Interesse sein, werden diese über die Intranet Webseite des Projektes allen Mitarbeitern zur Verfügung gestellt.

ToDo’s

Das Herzstück eines jeden unserer Teilprojekte. Das Teilprojekt-Team definiert hier alle wichtigen Aufgaben. Hierbei ist zu beachten, dass die ToDo-Listen lediglich aus den folgenden 5 Spalten bestehen:

• • Nummer: Laufende Nummer der Tasks
  • Thema: Kurzbeschreibung des Tasks
  • Beschreibung: Ausführliche Beschreibung des Tasks
  • Verantwortlich: Name des Bearbeiters
  • Meilenstein: Hier gibt es die drei Kategorien: Ja, Nein, Erledigt

Projektzyklus

Bis zu einem definierten Datum muss das jeweilige Teilprojektteam seine ToDo-Listen fertiggestellt haben und festlegen, welche ToDo’s in den nächsten 4 Wochen erledigt werden (Markierung des Feldes Meilenstein mit "Ja" in der ToDo-Liste). 4 Wochen stellen immer den Zeitraum bis zum nächsten Meilenstein dar (man könnte auch gut Sprint dazu sagen). In Absprache mit dem zuständigen Projektleiter werden diese Tasks fixiert und eine Gesamt-ToDo-Meilenstein-Matrix übernommen. Zu Beginn eines Meilenstein-Sprints wird im Rahmen eines Start-Meetings die gesamte Matrix für alle Teilprojekte vorgestellt und alle ToDo’s rot markiert. Wird ein Task/ToDo erledigt und durch das PM-Team als "erledigt" genehmigt, wird dieses in der Matrix auf grün gesetzt. Hierbei ist zu beachten, dass ein "grün markieren" erst bei 100%-iger Erfüllung geschieht, d.h. es gibt keinen Zwischenstatus gelb oder ähnliches. Zur Überprüfung findet einmal pro Woche ein Meeting mit allen Teilprojektleitern statt (45 Minuten), bei dem der aktuelle Stand vorgestellt wird (Ausdruck auf DIN A3 mit roten und grünen Tabellenzellen). Da die "Grünschaltung" aller Taks die oberste Prämisse während einer Meilensteinphase darstellt, darf ein Task nur in Absprache mit dem Projektmanagement auf grau (=nicht umsetzbar) gesetzt werden.

Zum Abschluss eines Meilensteinsprints gibt es ein Review-Meeting mit allen Projektmitgliedern, bei dem jeder Teilprojektleiter seine Ergebnisse in max. 5 Minuten präsentiert.

Anschließend findet innerhalb von 2 Tagen eine Festlegung der neuen ToDo’s für den nächsten Meilenstein statt und der Zyklus beginnt von vorn. Sollte ein Teilprojekt abgeschlossen werden wird es aus der Gesamtprojektmatrix entfernt.

Sonstiges

Jedes Teilprojekt muss pro Woche mindestens 1-2 News zum aktuellen Stand auf seiner Sharepoint-Homepage veröffentlichen. Aus den gesammelten News erstellt das Teilprojekt-Kommunikation pro Woche einen Blog-Artikel, um den aktuellen Informationsfluss des Projektes in Richtung des Unternehmens zu gewährleisten.

Das Controlling wurde ebenfalls an die Projektstruktur angepasst. Details hierzu kann ich gerne auf Wunsch nachliefern...

Das war es mit einem ersten Einblick, bei Bedarf kann ich gerne weiter in die Tiefe gehen.