Inhalt : Checkliste Projektstart

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Fragen zum Projekt Hintergrund

Warum wird das Projekt durchgeführt?
Welches übergeordnete Ziel soll erreicht werden?
Welchen Nutzen soll das Projekt bewirken?
Wie lautet der Business Case?
Wie wichtig ist das Projekt? (Einordnung in einem Portfolio)
- Das hilft um die Sichtbarkeit und Wichtigkeit des Projekts bei Sponsoren und dem Steuerkreis einzuschätzen.
Gibt es eine Priorisierung der Zielgrößen: Kosten, Zeit, Scope, Qualität (was ist am Wichtigsten?)
Was sind die (derzeit bekannten) größten Risiken? Wie risikobereit ist der Auftraggeber?
Was passiert, wenn das Projekt nicht erfolgreich ist?
Wieviele Anläufe gab es schon für dieses Projekt und warum bzw. woran sind diese gescheitert?
Wer ist der Projektverantwortliche und wer trifft die Entscheidungen?
- Gibt es Deligationen?
- Gibt es Freigabelinien bzw.- Maximalumfänge die eine Person oder Rolle freigeben darf?
- Gibt es Trennung von Zuständigkeiten als "Projektverantwortliche" aus Fachbereichssicht/ Auftraggber und Umsetzer bzw. Liefer-Organisation ? Wenn ja wo/ welche?
Hilfreich ist je eine Liste von Bedingungen bzw. Kriterien für den Projektstart, Projektende und den Projektabbruch im Rahmen der Aufgabendefinition zu erstellen.

Liegt eine konkrete, eindeutige und unterschriebene bzw. freigegebene Aufgabenstellung in der finalen Version vor?
Welche Zielvorgaben (Termin, Kosten, Qualität, Quantität) gibt es?
Was sind deklarierte Nicht-Ziele?
Sind die Ergebnisse eindeutig und messbar/prüfbar definiert?
Was ist in Scope?
Was ist Out-of-Scope?
Ist der Projektumfang bereits vollständig geklärt, gibt es für alle Aufgaben entsprechende Auftraggeber und Auftragnehmer (intern wie extern)
- Trennung von klaren, unklaren und strittigen Punkten

Wie ist die Ausgangssituation?
Wie sieht der Prozess/das Produkt (heute) aus?
Wer ist die Zielgruppe des Projekts und unterscheidet sich die Zielgruppe vom Endanwender?
Gibt es limitierende Rahmenbedingungen (Mitarbeiter Qualifikation, Abhängigkeit zu anderen Projekten, externe Ressourcen,...)?

Wie sieht das Umfeld aus, in dem das Projekt läuft?
Ist das Projekt Teil eines Programms?
Welche Einflüsse wirken auf das Projekt (sozialer, zeitlicher und sachlicher Projektkontext)?
Wer sind die Stakeholder (Interessenvertreter), d.h. welche Personen(gruppen) werden in irgendeiner Form vom Projekt betroffen sein?
Wie sind diese Stakeholder dem Projekt gegenüber eingestellt, welche sind kritisch für den Erfolg?
In welcher Beziehung stehen die Stakeholder zueinander?
Wer sind die Schlüsselentscheider im Projektumfeld?
Gibt es ein Wunsch-/Muss-Projektvorgehen?

Welche Prämissen und Einschränkungen (in Bezug auf Ressourcen / Liefergegenstände / Budget / Umwelt / Funktionalität) gibt es?
Ist das Projekt realistisch machbar?
Ist das Budget (bzgl. Kosten & Ressourcen) ausreichend? Lassen sich ggfs. durch eingetretene Risiken entstandene Aufwände abfangen?
Gibt es Abhängigkeiten zu anderen Projekten (positiv wie negativ), inwiefern lässt sich durch die gegebene Projektorganisation Einfluß darauf nehmen?

Sind im Unternehmen bereits Erfahrungswerte mit diesem / ähnlichen Projektinhalt, Schlüsselpersonen etc. gemacht?
Können Sie in Ihrem Netzwerk auf relevante Erfahrungen zurückgreifen?
Gibt es ggfs. ein erhöhtes "Schulungspotential" oder Schulungsbedarf für einzelne Projektmitglieder, der über rein fachliche Fragestellungen hinausgeht?

Wie soll im Projekt kommuniziert werden?
Welche Hilfsmittel sollen uns dabei helfen (regelmäßige Jourfixes, Statusberichte, Webplattformen,...)?
Beim Einsatz von bestimmten Tools: sind diese bekannt, bereits genutzt worden? (Versionen der Software definieren)
Gibt es bestimmte eingeschränkte Erreichbarkeiten bzw. Arbeitszeiten oder Verfügbarkeiten?
Gibt es ein gemeinsames Glossar? (insbesondere bei Zusammenarbeit mit Externen/Dienstleistern)

Wie wird das Projekt organisatorisch aufgebaut?
Welche Rollen sind im Projekt jedenfalls zu besetzten?
- Was sind die Kompetenzen und Verantwortlichkeiten der Rollen?
- Besteht eine feste Zuordnung von Personen zu Rollen?
Wer sind die Mitglieder des Projektkernteams und gibt es ein Kern-Team bzw. ein "erweitertes" Projektteam?
Gibt es einen Lenkungsausschuss bzw. ein Steuerungsgremium?
Wird die Vision/die Ziele von allen Teammitgliedern geteilt?

Wer ist der Projektsponsor, inwiefern kann er helfen? (z.B. zu niedrig angesiedelt, oder zu hoch um konkret Einfluß zu nehmen)
Es ist hilfreich wenn es Eskalationslevels gibt (Luft "nach oben")
Wie soll unsere Zusammenarbeit aussehen?

Passt die gewählte Projektmethodik:
- zum Projekt
- zu den Teammitgliedern
- zum Unternehmen/Organisation
- zur Vertragsgestaltung bei Externen/Dienstleistern