Struktur der openPM-Canvas

Welche Felder braucht eine projektspezifische Canvas?

Marcus Raitner beschreibt in seinem Artikel den Zusammenhang zwischen Dekonstruktion des Projektmanagments und der Projektmanagement Canvas wie folgt:

Im Projektmanagement diskutieren wir im Moment zu sehr auf der Ebene der konkreten Umsetzungen, also ob nun Eier und Speck besser sind als Tofu. (…) Spannender und lohnender wäre aber die Rückbesinnung auf die gemeinsamen Anforderungen und die systematische Erforschung welche Umsetzung unter welchen Umständen hilfreich oder eher hinderlich ist.
Dazu braucht es aber zunächst eine gemeinsame Sprache. Und hier kommt die angesprochene Projektmanagement Canvas ins Spiel. So wie die Business Model Canvas von Alexander Osterwalder Geschäftsmodelle übersichtlich in einem einheitlichen Schema visualisiert, sollte eine Projektmanagement Canvas genau das für Projektmanagement Modelle leisten. So wie es auf der Business Model Canvas Bereiche wie Customer Segments oderValue Proposition gibt, werden sich auf einer Projektmanagement Canvas die gemeinsamen Anforderungen wie Stakeholder oder Planung finden.

Layout der openPM-Canvas

openPM-Canvas V1

Wie sind die Felder anzuordnen? Ein erster Ansatz: pm_cancas_v1.pptx :

openPM-Canvas V2

Zweiter Ansatz unter Berücksichtigung des Inputs von Alexander Weihs

Quelldatei: pm_cancas_v2.pptx

openPM-Canvas V3

Dritter Ansatz V2 aufgreifend, mit stärkerer Zielorientierung und die rechte Spalte als magisches Dreieck (Quelldatei pptx):

pm_cancas_v3.pptxab

openPMCanvas V4

Version 4: Grafisch und typografisch überarbeitet, Formulierungen gestrafft und mehr "Platz" geschafffen: Quelldatei

Detaillierung der openPM-Canvas

Welche Fragestellungen verbergen sich in den einzelnen Feldern?

Wir brauchen Platz um die Haltungskomponente abzubilden. Also z.B. die wichtigen Themen Verantwortung, Kommunikation, Autonomie, Ziele und Vision.
Weiterhin brauchen wir Felder um die Einbindung des Projektes in das Unternehmen oder den Markt zu beschreiben. Also Sichtbarkeit, erneut Kommunikation, Zielbestimmung, Stakeholder etc.
Außerdem brauchen wir eigentlich methodischen Felder, die aber von der gewählten Methode abhängen.Also Sprints/Milestones/Burn down charts/Gantt Diagramm Inhalte. Da weiß ich noch nicht, wie man damit umgehen soll. Kommunikation spielt hier ebenfalls eine Rolle.
Außerdem hat jedes Projekt eine Zeitdimension.

Wie können wir die 7 Schlüsselhandlungsfelder im Canvas abbilden?

Schlüsselfelder	Welche Elemente / Themen sollten auf der Stufe bedacht sein?	Wann werden welche Arbeitsergebnisse im Projekt nötig? Phasen: Initialisierung (I) - Planung (P) - Ausführung (AF) - Überwachung / Steuerung (S) - Abschluss (AS)
1. Stakeholder are commited	SM Map SM Plan Kommunikationsplanung Informationsverteilung
2. Business Benefits are realized	Nutzen definiert und vereinbart Zeit, Kosten, Qualität definiert Tracking etabliert Zielvereinbarung mit Stakeholdern vereinbart
3. Work & Schedule are predictable	WBS ist definiert Meilensteine sind definiert Status Reportingn ist etabliert
4. Scope is realistic & managed	detaillierte Zielabgrenzung ist festgelegt Änderungen werden erfasst Änderungen werden gemanaged
5. Team is high performing	Konflikte werden erkannt und gelöst Motivation ist hoch Admin Aufgaben werden erledigt Aufgaben und Rollenverteilung ist aktzeptiert
6. Risks are being mitigated	Risk Assessment wird durchgeführt Risiken werden getrackt Es existerit ein Notfallplan für die dominierenden Risiken Es existiert ein Vermeidungsplan Risiken werden aktiv gemanged Chancen werden aktiv gemanaged
7. Delivery Organization Benefits are being realized	Wissensmanagement wird aktiv gelebt (lessons learned) die erwarteten finanziellen Effekte treten ein die erwarteten positiven Auswirkungen treten ein Die Reputation der Delivery Organization steigt die Teammitglieder der Delivery Org profitieren

Diskussion von V4

Bernhard Schloß (nachdem ich versucht habe das Template testweise für den Berliner Flughafen zu füllen):

Inhaltlich:

Scope und Projektgegenstand sind nicht hinreichend voneinander abgegrenzt. Vorschlag: Scopemanagement statt Scope
2 Felder Kommunikation ist unschön. Vorschlag: In der unteren Zeile Team statt Kommunikation
Feld Tools mag bei kleineren Projekten sinnvoll sein, aber bei meinem Beispiel finde ich das unpassend. Vorschlag: Erweiterung zu Vorgehensweise, Prozesse, Tools
Einige Spiegelstriche haben eher Checklistencharakter (Scope und unteres Kommunikationsfeld). Eie Canvas ist keine Checkliste, sondern beschreibend. (Das müssen wir wahrscheinlich auch unten in der Detaillierung noch Nachziehen).

Format:

Beim Arbeiten in Powerpoint habe ich die Beschränkungen durch das Format (A4) und durch das Tool (Powerpoint) sehr starkt gespürt. Die Dynamik der Visualisierung und des Storytellings blieben bei der Bearbeitung auf der Strecke. Wahrscheinlich arbeitet man am besten mit einem A0-Plot an einer großen Wand. In A4 mit Powerpoint war es eher wie das Ausfüllen eines Formulars.

Damit wir hier nicht ständig Powerpoint-Dateien hochladen (das können wir gerne wieder tun, wenn unser PM-Canvas mal rund ist), habe ich in GoogleDocs eine die V5 zur Weiterentwicklung angelegt. Die inhaltlichen Punkte aus der Diskussion von V4 ziehe ich aktuell noch nach. Sobald V5 stabil ist, schlage ich vor, dass wir ein paar Kopien anlegen und diese gemeinsam für ein paar Musterprojekte (z.B. BER) füllen (Lasst uns damit aber erst anfangen, wenn V5 steht.)

openPM-Canvas V5

GoogleDocs die V5 zur Weiterentwicklung

Noch eine Idee: Wie wäre es, wenn wir die 12 Felder auf 9 zusammenschrumpfen und dafür unterhalb der Matrix Platz schaffen für eine Timeline. Die hat bisher noch gefehlt und schafft Möglichkeiten zur Erzählen und Visualisieren...

openPM-Canvas V6

(Qualitätssicherung durch Vergleich mit Project Square)

GoogleDocs mit V6 (als Kopiervorlage)

Qualitätssicherung

Beispiele und Feedback für die Anwendung von V6

Um die V6 zu erproben zwei Beispiele:

(1) Besuch bei der Oma

Das einfache Beispiel aus dem Planungsartikel von openPM für Kinder umgesetzt in einer Canvas:

Und als komplexes Gegenstück eine Canvas zum Flughafen Berlin-Brandenburg (BER):

(Bildquellen: Wikipedia)

Fazit:

Bernhard Schloß:

Die Canvas sind nicht wirklich geeignet für die Bearbeitung in Powerpoint & Co, sondern schreien nach einer haptischen Anwendung im Workshop (A0-Plot mit Post-It´s/Stattys). Powerpoint bitte erst ex-post zur Dokumentation.
Für die Powerpoint-Darstellung habe ich die Erklärungsfragen aus Platz gründen rausgeschmissen. In einem großen Wandposter würde ich sie allerdings drin lassen.
Das einfache Beispiel zeigt, dass eine umfangreiche und vielschichtige Betrachtung mit dem Canvas sichergestellt wird. Wenn das Canvas dann noch im Team erarbeitet wird und sich alle Beteilligten zum Ergebnis committen, dann ist schon viel erreicht.
Im komplexen Beispiel werden aber auch die Grenzen deutlich: sind die Gründe vollständig oder suchen wir uns vorschnell ein sinnhaftes Erklärungsmuster? Gerade bei dem Beispiel - für das ich mein Wissen nur aus Presse und Web habe - ist mir bei der Erstellung meine unvollkommene Information bewusst geworden. Auf der anderen Seite kann man anhand des Canvas "interessante" Geschichten über BER erzählen, vielleicht diese auch transparent machen, aber ob sie die Realität wirklich widerspiegeln oder sie nur einseitig darstellen, sei dahin gestellt.
Mit den Kategorien bin ich (halbwegs) zurecht gekommen. Vielleicht sind einzelne Felder nicht immer gleich relevant.
Im Vergleich zum Project Square oder dem Project Canvas finde ich den Bereich Zeithorizont als echte Bereicherung.
Im Vergleich zum BMG-Canvas finde ich positiv, dass der Canvas auch funktioniert, wenn es nicht um Geschäftsmodelle mit Gewinnerzielungsabsicht geht, was wir im Projektumfeld des öfteren haben - und das nicht nur im Non-Profit-Bereich, sondern beispielsweise auch bei der Umsetzung gesetzlicher Anforderungen, etc.

Zu einer inhaltlichen Diskussion des BER-Canvas siehe auch den Beitrag auf schlossBlog.

Finalisierung openPM-Canvas V.1.0:

Jetzt mit openPM-Logo und Creative Commons-Hinweis für Powerpoint und pdf in verschiedenen Formaten:

Powerpoint	Adobe Acrobat
Din A4 pptx	Din A4 pdf
Din A3 pptx	Din A3 pdf
Din A0 pptx	Din A0 pdf

openPM-Canvas V.1.1:

Keine inhaltliche Überarbeitung. Nur Fehlerkorrekturen.

Powerpoint	Adobe Acrobat
Din A4 pptx	Din A4 pdf
Din A3 pptx	Din A3 pdf
Din A0 pptx	Din A0 pdf

Inhalt : Entwicklung einer PM-Canvas