Diese Session war eine offene Runde zum Austausch von Erfahrungen zum Thema "Projektcontrolling"
Welchen Zweck hat das Controlling?
Anhand des Controlling kann man sicherstellen, ob die erstellte Zeitplanung eingehalten wird.
Hat sich durch neue Wünsche des Kunden die Fertigstellung nach hinten verschoben? Muss der Kunde dadurch mehr zahlen?
Kennen die Mitarbeiter, oder der Chef, den genauen Stand der Dinge?
All dies kann mit Controlling beantwortet werden.
Welche Methoden oder Tools gibt es um Projektcontrolling zu betreiben?
- Burn down Charts (z.B. mit Hilfe von Jira)
Anhand dieser Charts kann man erkennen, ob der Workload den man angepeilt hat über eine bestimmte Zeit abzuarbeiten, auch tatsächlich abgearbeitet wurde. - Monatliche Berichte an die Geschäftsführung
Hierdurch wird der Geschäftsführung gezeigt, ob im Projekt noch Probleme bestehen, oder ob alles glatt läuft.
Beim verwenden des Ampel Prinzips, sollten die grünen Punkte im Bericht weggelassen werden, damit kein falscher Schein der Sicherheit entsteht. Wenn von 100 Punkten 97 grün sind, ist das empfinden anders, als wenn man nur die drei roten Blöcke vor sich hat.
Auch können die drei Punkte große Blocker darstellen, welche dennoch im Haufen der bereits bewältigten Aufgaben erblassen können. - Informationen aus früheren Projekten sammeln
Wenn man bereits einige Projekte mit dem Team bewerkstelligt hat, kann man Anhand der gesammelten Daten festlegen, wie lange ein neues Projekt ungefähr dauern könnte.
Bsp.: 30 Monate lang hat das Team im Schnitt immer 500 Features in einem Monat abgearbeitet. Neues Projekt wird 2700 Features besitzen --> Dauer für das Projekt: 6 Monate
(Disclaimer: Diese vorangehensweise benötigt einen gut fundierten und großen Datensatz um solche Berechnungen durchführen zu können. Sie dienen als Richtwert, die tatsächliche Gegebenheit kann aber stark abweichen!)
Gleiches gilt auch für Bugs nach und Probleme während des Projekts.
Man kann abschätzen wie lange man für die spätere Fehlerbehebung braucht, um die Geschäftsführung beschwichtigen zu können, dass die bestehenden 17 Fehler innerhalb von drei Tagen behoben sind. Aber auch einschätzen, wie lange ein Blocker eines Entwicklers anhalten kann. - Kleine Arbeitspakete schnüren
Hierdurch können die Mitarbeiter schneller erkennen, ob die Aufgabe Schwierigkeiten mit sich bringt.
Es ist immer Vorteilhafter nach nur zwei Tagen zu erfahren, ob es einen Blocker gibt, anstatt bei einem großen Paket nach 17 Tagen. - Mit dem Kunden "Userstories" entwicklen
Hierdurch wird dem Kunden die Komplexität der gewünschten Features vor Augen geführt.
Ein reines: "Kreditkartenzahlung im Onlineshop ist nötig" kann sehr viele Aspekte haben, welche dem Kunden gar nicht bewusst sind.
Allein der Datenschutz kann ein großes Arbeitspaket sein, welches für den Kunden aber eine Selbstverständlichkeit ist. - MS Project: Gantt-Chart
Gantt-Charts benötigen viel Zeit und Pflege, wenn man diese aber richtig aufsetzt, können jegliche Aspekte dargestellt werden.
Bsp.: Wenn der Kunde einen Änderungswunsch im laufenden Projekt äußert, dieser aber den Rahmen sprengt, kann man das einfach vorzeigen und den Kunden darauf hinweisen, dass der Abschluss sich verschiebt und dadurch Mehrkosten für ihn entstehen würden.
Ein pragmatischer Weg kann es sein, die Anzahl er Arbeitspakete möglichst gering zu halten, um die Komplexität und damit dem Pflegeaufwand des Projektplans zu verringern. Beispielsweise kann auf die Listung der Einzelfeatures verzichtet und ganze Entwicklungszyklen erfasst werden. Der Einzelzyklus muss dann als Timebox geplant und das dem Kunden kommuniziert werden. Diese Art der Planung hilft insbesondere die Abhängigkeiten zu externen Terminen im Auge zu behalten (Testzeiträume mit Kunden, Infrastruktur beantragen etc.)
(Gleiches gilt natürlich auch im Bezug auf Aufschübe innerhalb des Teams / der eigenen Firma)
- Kunden mit in JIRA (anderes Ticketsystem) einbeziehen
Sofern der Kunde selber Aufgaben erfüllen muss, damit das Projekt voran geht (sei es Komponenten, oder Abnahmen) kann dieser mit in das Ticketsystem eingebunden werden.
Bei richtiger Abbildung der Beziehungen, kann dem Kunden vorgezeigt werden, dass seinetwegen das ganze Projekt sich verschieben wird, wenn er nicht die Abnahme schnellstmöglich durchführt.