Inhalt : Organisation eines historischen Stadtfests

Einführung

Im folgenden wird das Projekt und seine Hintergründe beschrieben. Rechts sind dann konkrete Situationen und Probleme zu denen Lösungsmöglichkeiten gefunden werden sollen.

Ziele des Projekts

Durchführung eines historischen Stadtfestes mit Szenen aus der Stadtgeschichte ab dem 13. Jh. bis zum Ende der Reichsstadt im Jahre 1803.
Einbindung der örtlichen Bevölkerung, Vereine und Instutionen (inkl. Schulen, Kirchen) als Mitwirkende (Aktionen).
Partnerstädte sollen in Programm eingebunden werden.

Rahmen

Als Veranstalter treten Stadt/Handels- und Gewerbeverein auf.
Alle Einnahmen werden zunächst zur Refinanzierung (Requisiten, Gewandungen, Ausrüstungsgegenstände) verwendet, etwaige Überschüsse werden nach einem gemeinsam festgelegten Schlüssel auf alle beteiligten Vereine/Institutionen/Gruppen verteilt.
ca. 300 - 400 Beteiligte, überwiegend ehrenamtlich aus verschiedenen Bereichen.
Möglichst wenig externe Hilfe von außerhalb „einkaufen“.
Es gibt keine zusätzlichen Personalressourcen. Die Aufgabe muss in Tagesgeschäft integriert werden!

Organisation

Lenkungremium besteht aus „Initiativkreis“ (drei Vereine aus dem Bereich Heimat- und Brauchtumspflege, Bürgermeister, Kulturamtsleiter, Handels- und Gewerbeverein)
Projektmentor/Ideentreiber: Bürgermeister
Gesamtkoordination: Kulturamtsleiter
Weitere Bereiche sind: Marketing (Tourist-Information/Handels- und Gewerbeverein), Kulturamt, Handels - und Gewerbeverein, Finanzen (Kämmerei), Technik (Bauamt mit Unterstützung einzelner Vereine und Bauhof), …

Herausforderungen

Geringer Anteil der Personen nutzt E-Mail oder hat Internetzugang.
Ein signifikanter Teil nutzt keine Social Communities / Social Media.
Unterschiedliche formale / informale Strukturen, d.h. bunte Mischung an Kommunikations- und Entscheidungsstrukturen:
- Einzelne Bürger.
- Lose bürgerschaftliche Gruppierungen ohne „formale“ Strukturen.
- Vereine, Institutionen (Kirchen, Schulen) mit sehr unterschiedlich formalisierten und institutionalisierten Kommunikations- und Eskalationsstrukturen.
- Breites Spektrum an Vorkenntnissen bei Beteiligten.

Teilweise „Vorurteile“ bei der „Zielgruppe“: „Kostümfest“, „Ritterspiele“ u. ä.
Teilweise Animositäten zwischen einzelnen Gruppierungen (Konfliktstoff).
Es gibt keine klar definierten Rollen im Projekt.

Bildnachweis: http://commons.wikimedia.org/wiki/File:Lippstadt_Mittelalter.jpg

Situationen

Gerüchteküche

Die Konstituierung des Lenkungskreises hat stattgefunden. Zur Umsetzung des Projekts müssen noch weitere Akteure, z.B. örtliche Vereine und Institution gewonnen werden (die Teile des Rahmenprogramms durchführen). Im „Buschfunk“ sowie innerhalb der Zielgruppen kursieren Gerüchte, die nicht mit der vorgestellten Vision übereinstimmen. Unter anderem wird behauptet, das Rahmenprogramm sei bereits fest definiert und jedem „Beteiligten“ werde eine „Darstellung“ zwangsweise zugewiesen.

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Krise

In der Endphase kommt es zu einem persönlichen Konflikt zwischen zwei wichtigen Protagonisten im Projekt. Der Streit eskaliert. Einer der wesentlichen Leistungsträger und Teilprojektleiter zieht sich mit sofortiger Wirkung aus dem Projekt zurück. Bei der betreffenden Person handelt sich jedoch um einen wichtigen Initiator mit hervorragenden persönlichen Kontakten und einem sehr guten Netzwerk. Ein großer Teil der Akteure konnte erst durch seine Fürsprache gewonnen werden.