Ein Dilemma

Die meisten Positionen als Project Manager werden heute mit Freiberuflern oder mit Project Managern aus Beratungshäusern besetzt. Das normale Vergütungsmodell, was hierbei gewählt wird, ist aufwandsbasiert, also wie es so schön genannt wird „Time & Material“ oder eben T&M. Nun ist es aber so, dass der Project Manager die Verantwortung trägt, dass sein Projekt in Zeit, Budget und Scope, also in Qualität fertiggestellt wird. Eine Frage, die sich die meisten Project Manager schon gestellt haben, nicht aber wohl die Auftraggeber ist:

„Was hat der Project Manager davon den Plan einzuhalten
oder gar schneller zu sein?“

Nun, die Antwort hier ist einfach: Nichts!

Aber selbst das ist nur die halbe Antwort. Denn genau genommen hat er noch weniger als Nichts, er hat Verlust! Denn je länger ein Projekt dauert umso mehr Geld bekommt er. Entweder direkt, wenn er Freiberufler ist oder indirekt, wenn er als Angestellter eines Beratungshauses für dieses Projekt angeworben ist.

Nehmen wir also mal an, ein Freiberufler bekäme ein Projekt, das er mit einer Laufzeit von 100 Arbeitstagen plant. Bekäme er also einen Tagessatz von € 1.000,- würde er einen Umsatz machen von € 100.000,-. Jetzt hat er aber die Möglichkeit durch vom Plan abweichenden Entscheidungen die Laufzeit um 10 Tage zu verkürzen.... Wer würde denn freiwillig auf € 10.000,- verzichten? Und nicht nur das: Er müsste auch vor der geplanten Zeit versuchen ein neues Projekt zu akquirieren.

Gut, also einen angestellten Berater. Wie sieht seine Situation in diesem Fall aus? Sein persönliches Einkommen ist ja nicht direkt an die Laufzeit gebunden. Sein Gehalt bekommt er von seiner Beratungsfirma. Aber was wird die darüber denken, wenn ihr Mitarbeiter € 10.000,- weniger Umsatz macht? Und er das auch noch selber so entschieden hat? Wird sie ihn beglückwünschen zu dem tollen Projekterfolg, unter Time and Budget ein Projekt abgeschlossen zu haben? Wohl kaum, denn nun hat die Firma nicht nur die € 10.000,- weniger umgesetzt sondern auch noch einen Geld kostenden Mitarbeiter wieder im Büro sitzen, der nicht „fakturiert“. Und der Mitarbeiter läuft Gefahr seine Zielvereinbarung nicht erfüllen zu können, in der meist ein Passus über die Anzahl der fakturierbaren Tage pro Jahr steht, um Bonuszahlungen zu erreichen.

Das Vergütungssystem, einen Project Manager auf T&M Basis für ein Projekt zu verpflichten steht also der Aufgabe Zeit und Geld zu sparen diametral entgegen.

Natürlich ist es für einen guten Project Manager eine Frage der Ehre, sein Projekt in Qualität abzuliefern, oder sogar noch besser. Aber seiner Frau zu erklären, dass er weniger Geld verdient hat weil er gut ist wird immer ein Problem bleiben und die Motivation hemmen, das Nötigste zu tun um Pläne zu unterschreiten.

Lösungsversuche

Nun ist diese Erkenntnis nicht ganz neu. Und es gab und gibt auch immer wieder Anreizsysteme um den Project Manager aus diesem monetärem Dilemma zu helfen. Zwei der beliebtesten sind die Bonusvereinbarungen und die Gewinnbeteiligung.

Die Bonusvereinbarung hilft dem Freiberufler schon mal etwas. Nicht aber dem Angestellten Project Manager eines Beratungshauses. Aber wie hoch muss ein Bonus sein, dass er wirklich auf jeden Fall wirkt?

Wenn Projekte die zeitliche Planung überschreiten handelt es sich zumeist nicht um wenige Tage. Oft werden Projekte um 10 – 50% überschritten. Das heißt also, dass sich ein Bonus in diesem Bereich bewegen muss. Weil ansonsten bei einem Bonus in Höhe von 10% der Kosten eines Project Manager wäre es ein leichtes durch Planverfehlung mehr Geld zu verdienen als durch den Bonus. In dem Beispiel oben müsste bei Planerreichung ein Bonus von 25% gezahlt werden, also anstatt € 100.000,- müsste € 125.000,- an den Project Manager gehen.

Allerdings muss man aufpassen, dass Bonuszahlungen nicht verschleierte Malus-Vereinbarungen werden, dass also die an sich die marktübliche Bezahlung des Project Manager erst bei Erreichung des Bonus vorhanden ist. Denn dann würde der Project Manager auch über ethische Grenzen hinaus zu viel versuchen um Ziele zu erreichen.

Nun erinnern wir uns, dass der Project Manager im Beispiel oben aber die Laufzeit des Projekts um 10 Tage verkürzt hat. Also mit hoher Wahrscheinlichkeit nicht nur Zeit, sondern auch Geld eingespart hat. Bei einem Team mit 20 Leuten hat er ja nicht nur seine Kosten um die € 10.000,- gespart sondern auch noch 200 Aufwandstage seines Teams. Der Auftraggeber spart also Geld. Hier kommt die – zugegebenermaßen seltene – Gewinnbeteiligung ins Spiel. Aber wie kann die aussehen? Zumeist ist es ein Prozentsatz des eingesparten Budgets. Gehen wir als Modell an dieser Stelle von 20% aus. Direkt eingespart hat unser Project Manager vielleicht € 170.000,- , die Kosten des Workarounds lagen bei € 70.000,-. Somit hätte der Project Manager also einen Verlust durch die Laufzeitverkürzung von € 10.000,- aber durch die Gewinnbeteiligung von € 20.000,- käme er letztlich auf einen Mehrverdienst von € 10.000,- .. und hat 10 freie Tage.

Allerdings geht nicht jede Einsparung auf dem Project Manager zurück. Aber durch seine Entscheidungen und seine Motivationsarbeit im Team begünstigt er das Entstehen von Ideen. Und nichts spricht auch gegen eine Beteiligung der Mitarbeiter, die zur Einsparung beigetragen haben. Für den Auftraggeber bleibt dann immer noch genügend Geld und auch und vor allem ein vor der Zeit abgeschlossenes Projekt.

Letztlich bleibt hier allerdings der angestellte Project Manager auf der Strecke, denn vertragliche Modelle, dass Boni und Gratifikationen vom Kunden an einen Mitarbeiter weitergegeben werden müssen halte ich in der bestehenden Rechtslage für schwer umsetzbar. Allerdings wäre seine Firma jetzt nicht mehr sauer, weil ihr das Geld zufliesst und auf die Zielvereinbarung des Mitarbeiters angerechnet werden kann.

Leider bleibt hier ein Risiko, dass zur Zielunterschreitung das Team geschunden und „verbraucht“ wird.

Diese bisherigen Lösungsversuche scheitern im praktischen Alltag heute an mehreren Punkten. Der Markanteste ist die europäische Kultur, die derartige Belohnungen nicht vorsieht, weil man davon ausgeht, dass jeder sein Bestes gibt um das Ziel zu erreichen. Allerdings ist das Ziel eines Freiberuflers sein Leben. Und damit die Generierung von Umsatz um dieses Leben finanzieren zu können. Ebenso sieht so beim angestellten Project Manager aus, der einen Teil des Risikos auf seine Firma geschoben hat und dafür mit weniger Geld leben muss als seine freiberuflichen Kollegen. Seine Motivation ist getrieben von den Interessen seiner Firma. Und die ist fast identisch mit denen des Freiberuflers. Daher ist Zielerreichung oder -unterschreitung heute nicht mehr als „Eine Frage der Ehre“. Und ansonsten ist einem eben das Hemd näher als die Jacke.

Dazu kommt, dass Bonuszahlungen heute oft nur als verdeckte Malus-Systeme fungieren. Woher dies kommt? Dies kann man an sich nur mit dem Verkommen der Ethik erklären und dass von „win-win“ oft geredet, aber es selten gelebt wird. Aber leider damit geht die motivierende Wirkung dieser Sonderleistung verloren, wenn ein Project Manager erst mit ihr auf sein „Zielgehalt“ kommt.

Es muss also was anderes her!

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