Inhalt : Projekt-Inszenator

Was ist der Projekt-Inszenator?

Der Projekt-Inszenator ist ein definierter Workflow (Methode, Methodik, Prozess, Anleitung - as you like) zur Entwicklung eines Inszenierungskonzepts für ein zukünftiges oder laufendes Projekt. Er ist eine Schritt-für-Schritt-Anleitung zur Entwicklung und Festlegung kommunikativer Maßnahmen zur Außendarstellung des Projekts. Der Anwender nutzt dabei vorbereitete Flipcharts und arbeitet sie nacheinander ab. Schritt-für-Schritt leitet es der Projekt-Inszenator hin zu Projektbotschaften, Medien und Maßnahmen. Er berücksichtigt die Besonderheiten des Projekts genauso, wie die verschiedenen Zielgruppen. Das Ergebnis ist ein fertiges Inszenierungskonzept für die bestmögliche Darstellung des Projekts.

Der Inszenator besteht aus 10 + 1 Schritten.

Er soll den Projektleiter bzw. das Projektteam in die Lage versetzen, selbständig ein vollständiges Inszenierungskonzept zu erarbeiten.

Warum heißt der Inszenator Inszenator?

Eine Inszenierung ist die "gebührende Darstellung eines Werks" (siehe auch Wikipedia). Das Werk (hier: das Projekt) wird durch die Inszenierung in einer ihm angemessenen Form dargestellt. Genau das ist das Ziel und die dahinter stehende Philosopihe des Inszenators: Das Projekt bekommt die ihm zustehende, bestmögliche Darstellung.

Das hat nichts mit "Schönreden" zu tun und berücksichtigt, aufgrund der intensiven Auseinandersetzung mit dem Projektumfeld, auch kulturelle Besonderheiten des Projekts. "Bestmöglich" meint hier also "immanent bestmöglich", ohne falsche Erwartungen zu wecken oder entscheidende Fakten, z.B. Schäden zu verschweigen. Gute Projekte dürfen sich deshalb dementsprechend gut drastellen. Das Entscheidende ist die bewusste Auseinandersetzung damit, wie ein Projekt dargestellt werden soll.

An welcher Stelle im Projekt ist der Einsatz sinnvoll?

Der Einsatz des Projekt-Inszenators sollte so früh wie möglich erfolgen. Bereits bei der Budget-Gewinnung kann eine professionelle Darstellung der Projektidee sehr hilfreich sein. Grundsätzlich kann der Inszenator immer dann eingesetzt werden, wenn die Darstellung zum entscheidenden Faktor wird. Da zu unterschiedlichen Zeitpunkten im Projekt unterschiedliche Kommunikationsziele relevant werden, kann es darüber hinaus sinnvoll sein, den Inszenator wiederholt einzusetzen, um das Kommunikationkonzept immer wieder zu justieren.

Wie funktioniert der Projekt-Inszenator?

Die Projektleitrung oder das Projekteam nutzen die vorbereiteten Flipcharts und arbeiten sie nacheinander ab. Je nach Umfang des Projekts kann dabei jeweils eine Aufgabe während täglicher oder zumindest relativ häufig wiederkehrender Meetings erledigt werden. Am sinnvollsten erarbeitet man die Kommunikationsstrategie in einem Block.

Für jede Seite sollten etwa 30-60 Minuten einkalkuliert werden. Nicht alles davon muss im gesamten Team durchgeführt werden, jedoch ist es sinnvoll wichtige Stellen gemeinsam zu bearbeiten oder zumindest zu entscheiden. Als sehr hilfreich hat sich die Moderation des Prozesses durch einen Außenstehenden erwiesen. Dies ist besonders an der Stellen, wo mit Hilfe von Brainstormings Ideen gesammelt werden, sehr sinnvoll.

Die 11 Schritte

Schritt 1	Projektrahmen klären Die Klärung des Projektrahmens wird mit Hilfe des Project Squares erarbeitet.	Schritt 2	Projektumfeldanalyse Intensive Analyse der Zielgruppen der Inszenierung
Schritt 3	Inszierungsziele und Erfolgskriterien festlegen Die Inszenierungsziele werden “SMART” formuliert, d.h.  Spezifisch, Messbar, Akzeptiert, Realistisch, Terminierbar. Was sind Kriterien, an den sich der Erfolg des Kommunikationskonzepts ablesen lässt?  Beispiel: Alle Zielgruppen können zum Projekt-Kick-Off den Nutzen des Projekts nennen.	Schritt 4	Ideen für Projekt-Botschaften finden Fokus in diesem Schritt sind die kommunikativen Grundlagen (z.B. Projektname, Claim, wesentliche Botschaften). Die angewandte Methode ist das klassische Brainstorming. Je mehr Ideen kommen, desto besser. Quantität geht vor Qualität.
Schritt 5	Ideen bewerten und auswählen Zwischen Schritt 3: Ideenfindung und Schritt 4: Ideenauswahl sollte ein zeitlicher Abstand liegen, damit nicht zu früh gute Ideen vom Tisch fallen, weil schlechtere im Eifer überbewertet wurden.	Schritt 6	Ideen für Maßnahmen finden Welche Live-Formate sind hilfreich? (Sponsoren-Frühstück, Showrooms, Workshops, Mitarbeiter-Events) Aber auch: Guerilla-Aktionen, Crowd Sourcing Aktionen, Projekt-TV, Support- oder Info-Hotlines etc., etc. Wichtig ist hier nicht nur das was, sondern vor allem auch das wie. Maßnahme ist nicht gleich Maßnahme, Aktion nicht gleich Aktion. Hier wird wieder nach der klassischen Brainstorming-Methode gearbeitet.
Schritt 7	Maßnahmen bewerten und auswählen Auch hierfür ist ein zeitlicher Abstand zu Schritt 6 wichtig.	Schritt 8	Maßnahmen zeitlich synchronisieren In Schritt 8 werden die Maßnahmen und Aktionen mit dem Projektzeitplan synchronisiert und dabei auch die Planungszeit für die Maßnahmen berücksichtigt.
Schritt 9	Maßnahmen planen Dieser Schritt ist noch keine Detailplanung. Es soll aber ein grobes Bild über Zweck, Zeitpunkt/Zeitraum, Veranstwortlichkeiten, Durchführungsart, Bestandteile, Menschen und Ressourcen entstehen.	Schritt 10	Medien auswählen Hier wird darüber nachgedacht, über welche Medien und mit welchen Hilfsmitteln die Botschaften kommuniziert werden sollen. Z.B. Projektwebsite, Präsentationsvorlagen, Modelle etc.
Schritt 11	Erfolgskontrolle In diesem Schritt wird geplant, zu welchem Zeitpunkt mit welchen Kriterien der Erfolg der Maßnahmen gemessen wird.