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Inhalt

1. Was ist Projektdokumentation?
2. Wer ist für die Projektdokumentation verantwortlich?
3. Wie funktioniert eine Projektdokumentation?
4. Welche Software gibt es?
5. Quellennachweis

Was ist Projektdokumentation[1]?

Begriffserklärung

Der Begriff Dokumentation im Projektmanagement wird in verschiedensten Umfängen verwendet. Dieser kann sowohl als Prozess (Projektmanagement-Dokumentation), als auch als Prozessergebnis (Projektergebnis-Dokumentation) verstanden werden. Der Prozess beinhaltet das Dokumentieren eines Projektes mit Protokollen und Projekttagebuch, das Prozessergebnis stellt die Gesamtheit der Projektdokumente als eine Sammlung aller projektrelevanten Informationen dar.

Warum Projektdokumentation?

Dokumentation wird oft als leidiges Thema angesehen, da viele glauben, dass doch das Erreichen der Projektziele Priorität hat und das Dokumentieren, wenn überhaupt zweitrangig ist. Jedoch bringt gerade mangelhafte oder nicht vorhandene Dokumentation einen Projektleiter oft in ungeahnte Schwierigkeiten. Vor allem wenn sich ein Projekt langsam der Schlussphase nähert, können Mängel in diesem Bereich zu unnötigem Chaos und Problemen führen.

Ohne Dokumentation ist ein ständig aktualisierter Stand von Planung und Anforderungskatalogen nahezu unmöglich. Aber auch protokollierte Entscheidungen und Nachweise über zugesicherte Lieferungen können so unauffindbar werden und den schon vorhandenen Zeitdruck weiter erhöhen. Sie dient also auch zur Dokumentenaufbewahrung. Entscheidungen aller Art müssen immer nachvollziehbar sein. Außerdem wird durch eine ordnungsgemäße Projektdokumentation Verbindlichkeit bei Aufträgen und Zusagen erzeugt, womit sich der Projektleiter automatisch absichert.

Eine klare und saubere Dokumentation unterstützt Überblick und Nachvollziehbarkeit bei allen Projektbeteiligten. Und schließlich gestattet eine gute Dokumentation, auf bestehende Erfahrungen und Ergebnisse zurückzugreifen.

Eine ordentliche Projektdokumentation soll also sicherstellen, dass

• die Nachvollziehbarkeit und Revisionsfähigkeit eines Projektes gewährleistet ist
• alle notwendigen Dokumente während des Projektes übersichtlich zur Verfügung stehen
•  grundlegende Erkenntnisse, Arbeitsergebnisse und Daten auch in anderen Projekten genutzt werden können
• für andere gleichartige Projekte eine verbesserte Planungsgrundlage zur Verfügung steht

Wie erkennt man eine mangelhafte Dokumentation?

Typische Symptome für eine mangelhafte Dokumentation sind:

• Wichtige Unterlagen wie Verträge, Änderungsanträge sind nicht aufzufinden
• Bei der Erarbeitung von Dokumenten werden von den Beteiligten die aktuellen Änderungen gegenseitig überschrieben und gelöscht
• Es existieren unterschiedlich aktuelle Stände von Dokumenten

Meistens hat dies folgende Ursachen:

• keine klare Ablagestruktur
• mangelndes Verantwortungsbewusstsein
• kein Versionskonzept
• mangelnde Infrastruktur
  • mangelnder Serverplatz
  • schlechte WAN- Verbindung
  • mangelhaft geregelte Serverzugriffe

Eine Projektdokumentation hat immer das Ziel, den gesamten Projektablauf zu vereinfachen. Dies gelingt durch eine sinnvolle Dokumentablage, einer durchdachten Dokumentationsstruktur und einen verantwortungsbewussten Zuständigen.

Wer ist für die Projektdokumentation verantwortlich?

Für wen wird dokumentiert?[2]

Alle Dokumente werden auf der Projektablage (Server) in eigener Struktur gesammelt, damit sich alle Projektmitglieder stets über den aktuellen Stand des Projekts und anstehende Termine informieren können. Die Struktur und die Benennung der Dokumentennamen sind wie in den allgemeinen Unternehmensrichtlinien vorgeschrieben. Bei Änderungen in Dokumenten sind alle betroffenen Teammitglieder zu informieren. Letztlich werden die Dokumente auch für die „Nachwelt“ gesammelt. Zentrale Erkenntnisse bezüglich des Projektmanagements sollen späteren Projektgruppen zur Verfügung gestellt werden.

Wer darf auf die Projektdokumentation zugreifen?[3]

Um unabsichtliche Änderungen durch mehrere Personen oder das Löschen und Überschreibungen zu vermeiden, ist die Erstellung eines Versions- und Zugriffskonzept wichtig. Volle Zugriffsberechtigung auf das Projektverzeichnis haben Projektleiter und das Projektteam. Je nach Projektsituation bestehen unterschiedliche Anforderungen.

Folgende Punkte sollten geklärt werden:

• Wie sind die Projektmitglieder räumlich verteilt?
• Steht allen Projektmitgliedern die benötigte Technik zur Verfügung, um auf die Projektdaten zugreifen zu können?
• Wie „transportabel“ muss die Projektakte sein?
• Benötigen auch Nicht-Projektmitglieder Zugriff auf die Projekte?
• Wie sicher sind die Daten?

Wer ist für die Projektdokumentation verantwortlich?[4]

Für die Ablage sind alle Teammitglieder verantwortlich. Sinnvoll ist es, einen Dokumentationsbeauftragten zu benennen, der für die Dokumentation des Projekts verantwortlich ist.

Der Dokumentationsbeauftragte hat die Aufgabe neu angefallene Dokumente in die Ordnerstruktur einzubringen und anzupassen und ist für alle Änderungen der Systematik zuständig, wodurch die Einheitlichkeit der Ablage gewährleistet wird. Durch regelmäßige Prüfung werden mögliche Probleme schnell erkannt. Zudem hält man durch die regelmäßige Kassation die Dokumentation einigermaßen schlank. Je strukturierter die Dokumente gestaltet sind, desto schneller gelangt man zur gewünschten Dokumentation.

Wie erfolgt die Aufbewahrung[5]

Die Projektdokumentation kann als Ordner im Schrank des Projektbüros oder auch elektronisch auf einem Server zur Verfügung stehen. Neuerdings wird als Ablagemedium das Intranet genutzt.

Ebenso sind die Aufbewahrungsfristen hinsichtlich der Archivierung zu beachten. Grundsätzlich ist zu prüfen, ob einschlägige gesetzliche oder auch interne Regelungen für Aufbewahrungsfristen vorliegen. Im Handelsgesetzbuch und in der Abgabenordnung sind eindeutige Vorgaben zu finden. Dokumente, die als Buchungsbelege dienen, sind mindestens zehn Jahre, Geschäfts- und Handelsbriefe ohne Belegcharakter sechs Jahre aufzubewahren.

Wie funktioniert eine Projektdokumentation? [6]

Die Dokumentation im Projektmanagement allgemein zu beschreiben ist schwierig, da sie immer abhängig vom Projekt beziehungsweise von den Strukturen und Anforderungen in einem Unternehmen ist. Jedes Unternehmen legt individuell fest welche Dokumentationsstandards sie verfolgt. Diese Dokumentationsstandards werden im Projekthandbuch festgehalten und dienen danach als Vorlage für weitere Projekte.

Es gibt einige grundsätzliche Fragen die man beachten sollte:

• Wie soll dokumentiert werden?
• Wann müssen die Unterlagen archiviert werden?
• Wer ist für die Dokumentation zuständig?
• Wo werden die Unterlagen aufbewahrt?
• Wer darf auf die Unterlagen zugreifen?
• Welche gesetzlichen Anforderungen werden an die Projektunterlagen gestellt?
• Wie lang müssen die Projektunterlagen aufbewahrt werden?
• Welche Unterlagen müssen nach Abschluss des Projektes noch aufbewahrt werden?

Diese Fragen müssen vor Beginn jedes Projektes geklärt werden und dienen als Grundlage für die voranschreitende Dokumentation des Projektes.

Wie unterscheiden wir die Art der Dokumentationsunterlagen?

Unterlagen zum Produkt und Ergebnis:

• Beschreibung des Ergebnisses
• Konstruktionspläne
• Stücklisten
• Technische Beschreibung
• Prüfprotokoll

Unterlagen zum Ablauf des Projektes:

• Ergebnisberichte (z.B.: Meilensteinberichte)
• Stichtagsberichte über Projektfortschritt
• Änderungsmittteilungen
• Kostenberichte
• Planungsunterlagen
• Projekttagebücher

Projektmitteilungen richten sich an den Auftraggeber. Es sind Rückmeldungen über Änderungen der Kosten, Termine oder Ergebnisse im Projekt. Meilensteinreporte sind Berichte, welche nach Erreichen eines Meilensteines angefertigt werden. Statusberichte sind Zwischenberichte, welche über den Fortschritt des Projektes wöchentlich, monatlich oder am Ende eines Quartals erstellt werden. Es muss vor Beginn des Projektes festgelegt werden wann eine Projektmitteilungen notwendig sind.

Was wird dokumentiert? [7]

Die Dokumentation der Projektmanagement-Ergebnisse erfolgt im Projekthandbuch. Dokumentiert wird dabei Folgendes:

• Projekttagebuch (oder Projektlogbuch), in dem der Projektleiter für sich alle wichtigen Vorkommnisse, Entscheidungen, Absprachen, Störungen und Eskalation dokumentiert.
• Projektglossar mit den projektspezifischen Begriffen erläutern
• Standards, Normen und Richtlinien, die innerhalb des Projektes verbindlich zu beachten sind
• Ausgewählte Methoden und Werkzeuge
• Formulare und Checklisten
• Vereinbarungen für das Projekt, insbesondere, wenn im Innenverhältnis Projektverträge fehlen oder Lücken aufweisen
• Projektverträge (sowohl intern als auch extern mit Dienstleistern, Zulieferern) mit Projektzielen, Projektnutzen und Spezifikation inkl. Abnahmekriterien.
• Änderungsanträge
• Der Businessplan des Projektes
• Abnahmevereinbarung und -protokolle
• Gewährleistungsbedingungen
• Projektorganisation mit den Verantwortlichen im Projekt und einer Liste der internen und externen Projektbeteiligten
• Risikoanalyse
• Pläne (Projektstrukturplan inkl. Vereinbarter Meilensteine des Projektes, Projektplan, Kostenplan, Qualitätssicherungsplan, Kommunikationsplan)
• Statusberichte
• Protokolle (der regelmäßigen Jour Fixes, der Lenkungsausschusssitzungen usw.)
• Schriftverkehr

Welche Software gibt es?

Die folgende Tabelle zeigt einen Vergleich der Produkte conject pm. und inLoox mit einer vom Konzern selbst entwickelten Softwarelösungen. Die Informationen stammen teilweise von den Herstellerwebsites.

Quellennachweis

Bea, Franz Xaver, Steffen Scheurer, und Sabine Hesselmann. Projektmanagement. Stuttgart: Lucius & Lucius, 2008.

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[1] Vgl.: Hobel, B., & Schütte, S. (2006). Gabler Business-Wissen A - Z: Projektmanagement. Wiesbaden: Gabler.

[2] Vgl. Hobel, B., & Schütte, S. (2006). Gabler Business-Wissen A-Z: Projektmanagement. Wiesbaden: Gabler.

[3] Vgl. Dan, A: Projektdokumentation (27.08.2007), URL: fiz1.fh-potsdam.de/volltext/diplome/07425.pdf   Stand: 19.11.2013

[4] Vgl. Hobel, B., & Schütte, S. (2006). Gabler Business-Wissen A-Z: Projektmanagement. Wiesbaden: Gabler.

[5] Vgl. Hobel, B., & Schütte, S. (2006). Gabler Business-Wissen A-Z: Projektmanagement. Wiesbaden: Gabler.

[6] Vgl.: Kraus, G., & Westermann, R. (2010). Projektmanagement mit System : Organisation, Methoden, Steuerung. Wiesbaden: Gabler.

[7] Zitat: Hobel, B., & Schütte, S. (2006). Gabler Business-Wissen A - Z: Projektmanagement. Seite 95 Wiesbaden: Gabler.

 

 

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