Inhalt : Social Project Management aus der Cloud - Ergebnisse

Liebe User! 

Das Ergebnis meiner Bachelorarbeit steht fest und ich kann nun - nicht zuletzt dank Eurer Hilfe - anhand der eigens durchgeführten Marktanalyse und der erstellten Anforderungsanalyse folgende PM-Software empfehlen: Blue Ant der Firma proventis GmbH. Das dafür angewandte Auswertungsverfahren in Kombination mit den wichtigsten Erkenntnissen der Markt- und Anforderungsanalyse möchte ich im Folgenden kurz erläutern.

Das Hauptaugenmerk der Marktanalyse lag auf innovativen, benutzerfreundlichen und webbasierten Projektmanagementlösungen, welche sowohl von IT-Experten als auch von Projektmitgliedern ohne tieferen technischen Hintergrund genutzt werden können. Auffallend war bereits hier die unüberschaubar große Anzahl an möglichen Lösungen.

Hintergrund: Aktuelle Web 2.0-Anwendungen (Blog, Chat, Forum, Pinnwand, Wiki, etc.) eröffnen die Chance auf einen vernetzten Informationsaustausch und eine bessere Verdichtung von Wissen. Somit bieten sie sichtbare Vorteile gegenüber damaligen Kommunikationsformen und der teilweise defizitären Wissensverdichtung und erfreuen sich daher seit einigen Jahren wachsender Beliebtheit. Die rasante Verbreitung dieser Technologie hat den allgemeinen Umgang mit Medien sowie die Art und Weise des heutigen Medienkonsums bedeutend beeinflusst. Der Einsatz von Web 2.0-Anwendungen in der täglichen Projektkommunikation und Wissensbereitstellung kann demzufolge die verteilte und „virtuelle“ Zusammenarbeit richtungsweisend verbessern. Maßgebliche Kriterien, wie die Gegebenheit rein internetbasierter Lösungen sowie die Existenz und Einbindung nützlicher Web 2.0-Anwendungen im Zuge einer kollaborativen Projektzusammenarbeit – besonders im Hinblick auf verstreute Projektzusammenarbeit - im Sinne des Social Project Managements wurden demzufolge  zu jedem Zeitpunkt beachtet.

Hinsichtlich der eindeutigen Vergleichbarkeit der zahlreich vorzufindenden Lösungen und einer gleichzeitigen Analyse existierender Funktionsumfänge wurden Auswahlkriterien bestimmt, um aus dieser Fülle an offerierten Projektmanagementplattformen die Attraktivsten und Relevantesten zu identifizieren. Mithilfe eines zu diesem Anlass entwickelten Kriterienkataloges konnten somit auf Grundlage der internetbasierten Marktrecherche vorgefundene Produktmerkmale analysiert werden. Untergliedert in zweckmäßige Kategorien wurden die jeweils angetroffenen Funktionalitäten wie folgt beleuchtet:

Allgemeines:

Hierbei wurde beispielsweise untersucht, wie viele Projektmitglieder gleichzeitig mit der Software arbeiten können, ob mehrere Projekte im Sinne des Multiprojektmanagements verwaltet werden können und in welchen Sprachen die analysierte Software erhältlich ist.

Fokus Projektmanagement:

Innerhalb dieser Kategorie wurden klassische Projektmanagement-Werkzeuge auf ihre Existenz hin beleuchtet. Möglichkeiten hinsichtlich einer Erstellung von Projektstrukturplänen, einer Zuweisungen von Arbeitspaketen, einer integrierten Kostenplanung sowie einer Fortschrittsübersicht anhand von Gantt-Diagrammen wurden an dieser Stelle ebenso wichtig wie Controlling- und Berichtsfunktionen.

Fokus Kollaboration, Dokumentenmanagement:

An dieser Stelle wurden Kollaborationsmöglichkeiten im Hinblick auf eine gemeinsame Dokumentenbearbeitung und –verwaltung näher untersucht.

Fokus Kollaboration, Informationsfluss und Kommunikation im Projekt:

Im Gegensatz dazu wurden hierbei die Funktionsumfänge zur Sicherstellung eines lückenlosen Informationsflusses und einer einwandfreien Kommunikation in der täglichen Projektarbeit analysiert. Dabei spielten moderne Web 2.0-Tools eine wesentliche Rolle.

Projektverwaltung:

Innerhalb der Kategorie Projektverwaltung war unter anderem entscheidend, dass die Softwarelösungen über Zugriffs- und Benutzersteuerungen verfügen, eine integrierte Rechnungsstellung besitzen oder auch Möglichkeiten zur Angebotserstellung vorweisen können.

Infrastruktur:

Hier wurde beispielsweise analysiert, welche Projektmanagementplattform mit welchen Fremdanwendungen synchronisierbar ist, ob die Nutzung auf mobilen Endgeräten möglich ist, wie viel Datenvolumen im Zuge einer gemeinsamen Dokumentenablage zur Verfügung steht und inwiefern eine Serverinstallation auf den unternehmenseigenen Servern möglich ist.

Datenschutz und Datensicherheit:

Die Relevanz dieser Kriterien wurde bereits in Kapitel 3.3 eingehend erörtert und wurde an dieser Stelle hinsichtlich der Einhaltung von entsprechenden Richtlinien und Maßnahmen untersucht.

Kosten:

Mithilfe dieses Kriteriums konnte verglichen werden, welche Lizensierungsmodelle anbieterabhängig anzutreffen sind und ob es sich bei der analysierten Plattform um eine kommerzielle Software oder um eine Open Source-Lösung handelt.

Zusatz:

Hierbei wurde lediglich betrachtet, ob der Hersteller der jeweiligen Software einführende Schulungen im Angebot hat.

An dieser Stelle muss jedoch betont werden, dass die Existenz erfüllter Kriterien lediglich eine Momentaufnahme (Stand April/Mai 2012) der jeweiligen Softwarelösungen darstellt und zum Zeitpunkt der Fertigstellung meiner Bachelorarbeit bereits Weiterentwicklungen innerhalb der Funktionsumfänge feststellbar sein können.

Die Ergebnisse der Marktanalyse unterstreichen die noch sehr junge Vergangenheit internetbasierter Projektmanagementlösungen. Es konnten in diesem Zusammenhang sehr viele, teilweise sehr abweichend innovative Produkte gefunden werden. Zunehmend mehr Softwareanbieter erkennen die steigende Nachfrage nach diesen Tools und entschließen sich, letztlich eigene Lösungen zu entwickeln und am Markt anzubieten. Auf Grund dieser großen Anzahl an offerierten und mitunter noch nicht vollständig ausgereiften Softwarelösungen wird deutlich, dass sich ebensolche Anwendungen noch in der Entwicklungsphase befinden.

Nach umfassender und gründlicher Recherche erwiesen sich folgende fünfzehn Anwendungen als passend und wurden daher für die weitere Evaluierung herangezogen.

Auf Grundlage dieser umfassenden Softwareuntersuchungen wurde hinsichtlich der darauffolgenden Anforderungsanalyse ein Fragebogen entwickelt, mittels welchem anhand geeigneter Fragestellungen die Wünsche und Anforderungen der zukünftigen User unseres Unternehmens zielgerichtet ermittelt wurden. Hauptziel der Umfrage war folglich - basierend auf dessen Auswertung - eine Empfehlung für eine aus der Marktanalyse bekannte und passende Projektmanagementsoftware geben zu können.

Grundlage der Auswertung waren die Funktionalitäten und Eigenschaften der (15) Softwarelösungen, welche in der zuvor durchgeführten Marktanalyse einer genauen Betrachtung des Leistungsumfangs unterzogen wurden.

Nach Erhalt der Umfrageergebnisse konnte schließlich in einem ersten Schritt damit begonnen werden, "harte" Kriterien (Muss-Kriterien/K.O.-Kriterien) zu identifizieren, um eine erste Vorauswahl und damit eine erste Priorisierung treffen zu können. Diese harten Kriterien wurden auf Grundlage der offen gestellten Fragen und den Bewertungen projektsteuerungsrelvevanter Fragen identifiziert. Optimierungspotential konnte dabei in folgenden Bereichen erkannt werden:

• Informationsfluss
• Dokumentenmanagement
• mobile Verwendung
• Multi-PM
• Planungsmethoden
• PM-Tools
• Projektverwaltung
• Serverinstallation
• Datenschutz /- sicherheit

Eben diese Kriterien wurden schließlich auf deren Existenz bzw. deren Erfüllungsgrad hin bei allen (15) Lösungen untersucht. Somit konnte eine erste Trefferliste die relevantesten 5 Lösungen identifizieren.

Alle bis dato noch nicht betrachteten Funktionalitäten wurden als "nice-to-have-Kriterien" behandelt und hinsichltich ihrer Attraktivität (->laut Umfrage) bewertet und miteinander verglichen.

Nachdem alle Funktionalitäten bewertet und miteinander verglichen wurden, erfolgte eine abschließende Gewichtung aller Anforderungen nach folgendem Schema: Muss-Kriterien erhielten doppelte Gewichtung, während alle nice-to-have-Kriterien mit einfacher Gewichtung berücksichtigt wurden.

Die Aufsummierung der (nun gewichteten) Anforderungsübereinstimmungen der übrigen 5 Lösungen erzeugte eine weitere Trefferliste, welche die relevantesten 3 Produkte lieferte. Auf Grund eines darauffolgenden direkten Funktions- und Anforderungsvergleiches mit den Konkurrenzprodukten Projectplace (Fa. Projectplace) und Projektron BCS (Fa. Projektron GmbH), sowie einer Kostenbetrachtung hinsichtlich anfallender Erwerbs- und Lizenzkosten konnte sich Blue Ant am Ende durchsetzen und landete daher auf Platz 1 der Empfehlungsliste.

Man muss an dieser Stelle jedoch erwähnen, dass Blue Ant in keinster Weise pauschal als geeignetste Lösung identifiziert werden kann. Eine genaue Prüfung der unternehmensspezifischen Anforderungen kann durchaus andere Ergebnisse liefern.

Anbei der Link für weiterführende Informationen zu Blue Ant.

http://www.proventis.net/

Viel Spaß beim Ausprobieren.

Beste Grüße

Florian

P.S.: Wer Interesse an der vollständigen Version der Bachelorarbeit hat, der möge sich bitte mit mir in Verbindung setzen.