Created by Eberhard Huber, last modified by Marco Franz on 12. Mai 2015

Zeitraum der Veranstaltung: 14:00 - 15:00 Uhr      Raum: C      Veranstalter: Marco

   

Zwischen Projektmanager und HochSeeSkipper

 

 

 

In diesem von Marco veranstalteten Vortrag ging es um eine vergleichende Analyse der einzelnen Vorgänge, welche bei der Zusammenstellung einer Schiffsmannschaft ebenso auftauchen, wie bei der Auswahl von externen Teammitgliedern für eine Projektarbeit. Hier teilte uns Marco Schritt für Schritt seine Erfahrungen mit, welche mit einer Folienpräsentation entsprechend begleitet wurden. Dabei entstanden unterschiedliche Meinungen und Auffassungen, welche intensiv diskutiert wurden.

Zu Beginn beschäftigte sich die Veranstaltung mit dem Thema der Zieldefinition des Auftrags. Dies bedeutete,  das der Auftrag und entsprechend das Ziel klar sein. Der Teamleiter, oder wie hier der "Skipper", muss seinen Mitgliedern gegenüber offen und ehrlich sein, was auf diese zu kommt was sie bei der Erreichung des Ziels alles erwartet wird.

Im nächsten Schritt wurde davon ausgegangen, das genügend und vorerst geeignete "Crewmitglieder" gefunden wurden. Dies geschieht, so wurde hier zumindest davon ausgegangen, aufgrund der auf dem Markt üblichen CV`s. Entsprechend diesem vorausgegangenen grundlegenden Schritt folgt dann eine erste Rollenverteilung für die jeweiligen Teilnehmer.

1.Rolleneinteilung

  • Hier wurde besonders hervorgehoben, das es darauf ankommt, schnell den "Richtigen" für die bestimmten Rollen und die damit verbundenen Aufgaben zu finden. Das heißt wer eignet sich für welche Tätigkeiten am besten und wer hält was er Anfangs von sich behauptet und verspricht?
  • Um zu Überprüfen wer den Anforderungen dann tatsächlich gerecht wird, eignet sich eine direkte Arbeitsprobe. Hier soll sich dann zeigen wer seiner Rolle wirklich gewachsen ist. Besonders wurde hier von Marco hervorgehoben, das es darauf ankommt den jeweiligen Anwärter einer sogenannten Extremsituation auszusetzen, da genau hier mögliche verborgene Stärken oder ggfs. Schwächen dann tatsächlich aufgedeckt werden.
  • Daraufhin kann eine Einschätzung und Bewertung der Fähigkeiten erfolgen. In diesem Zusammenhang sollte aber auch berücksichtig werden, ob nur die Bewertung der fachlichen Kompetenzen oder auch zusätzlich sogenannte "Personal Skills" eine entscheidende Rolle spielen.
  • Bei Rollenwahrnehmung eines Anwärters unterscheiden sich häufig die inneren "fiktiven" Vorstellungen von den tatsächlichen. Genau hier können bewusst herbeigeführte Arbeitssituationen Klarheit schaffen.

 

 

2. Spielregeln aufstellen

  • Klar und deutlich mindestens einige Grundregeln aufstellen, sodass sich jedes Mitglied von Beginn an darauf entsprechend einstellen kann.
  • Hin und wieder Regeln hinzufügen oder auch entfernen, je nach Situation (bzw. z.T. auch Teamdiskussion).

3. Wer arbeitet mit wem? Zuteilung und Abstimmung der Mitglieder zueinander und aufeinander

Nachdem den ersten Einsatztagen des Teams oder der Segelcrew stellen sich Erkenntnisse über die Zusammenarbeit untereinander ein.

  • Wenn Personen nicht zusammen arbeiten können, dann diese an verschiedenen Arbeitspaketen oder in unterschiedlichen Wachen einteilen.

  • Falls die Zusammenarbeit unter keinen Umständen mehr möglich ist, auch Trennung einzelner Teammitglieder vom gesamten Team oder Unternehmen durchführen.
  • Folglich können daraus eine neue Teamverteilung bzw. Rollenverteilung entstehen.

Hier wurden auch verschiedene Kontroversen angestoßen. Es wurde beispielsweise die eher kritische Frage angebracht, warum sich die Mitglieder nicht selbst aussuchen dürfen mit wem sie zusammenarbeiten möchten und mit wem nicht. Warum es also nicht in die Hände der Teammitglieder gelegt wird?

Hier wurde argumentiert das dies durchaus geschieht, sofern es möglich ist. Die Realität zeigt jedoch nicht selten das genau hier Schwierigkeiten auftreten. Unter anderem da sich einzelne Mitarbeiter nicht immer trauen ein für sie eher heikles Thema "im Miteinander" anzusprechen. Dadurch entstand wieder Raum für einige Gegenfragen, z.B.: Worin liegt der Grund dafür, warum Mitarbeiter sich nicht "trauen" ein solches Thema anzusprechen? Liegt dies eventuell nicht sogar an viel weitreichenderen und grundlegenderen Problemen?

Es folgte noch mal der Hinweis, das die beiden dargestellten Szenarien sich auf das anheuern einer Segelcrew und das Zusammenstellen eines Software Entwicklungsteam aus einer Menge von externen Mitarbeitern besteht. Der Vortrag beschäftigt sich nicht mit der Teamentwicklung in einem festen internen Mitarbeiterstamm.

Eine weitere Anmerkung war die, dass die Laufzeit von Projekten häufig nicht dafür ausreicht, ein gewünschtes Zusammenwachsen der einzelnen Mitglieder zu gewährleisten und somit allein schon die Vertrauensbasis nicht so ausgeprägt werden kann, wie sie es bei einem gut eingespielten Team eigentlich sollte.

 

4. Kommunikation

  • Hier wurde vor allem hervorgehoben, das es darauf ankommt, WIE man WANN und mit WEM in WELCHEN Rahmen spricht. 
  • Während sich beispielsweise das eine Teammitglied durch die Anwesenheit seines Teamleiters motiviert fühlt, ist ein anderes Mitglied dadurch eher verunsichert oder fühlt sich zu sehr kontrolliert.
  • An dieser Stelle auch ein weiterer wichtiger Rat: "BEFORE you SPEAK, THINK!"

5. Fortschritt und Etappenziele kontrollieren

In den beiden dargestellten Szenarien muss man sich in der Rolle des Projektleiters oder Skippers eine Möglichkeit schaffen um den Etappenfortschrittes zu messen. Diese Aufgabe unterstützt auf einem Schiff die entsprechende Navigationsselektronik und im Projekt kann dies z.B. ein "Burn-Down Chart" sein.

In der Projektlaufzeit oder auf dem Segeltörn muss das Team oder der Teamleiter einige Hürden nehmen...

Die Hölle - Teil 1 -

  • Stichwort Erbsenzähler! Jeder kennt sie, man braucht sie aber ab und an nicht in dieser Tiefe. Beispiel von Marco: Geplante Ausgaben von einem Teilabschnitt treffen die Prognose nur um 5%.

Die Hölle - Teil 2 -

Berücksichtigung von Ausfällen in den Teams, bedingt durch Krankheiten, Vertragskündigungen oder Abwanderung. Erfahrungen zeigen, dass bei einem errechnetem möglichen Arbeitspensum in der Regel 10-20% aufgrund der Ausfällen abgezogen werden sollten.

Die Hölle - Teil 3 -

Das SW Produkt ist fertiggestellt, aber der Kunde "mag es einfach nicht", da dessen Einführung sehr große Veränderungen in seinem bisher bekannten Arbeitsablauf mit sich bringt. 

6.) Einführung von SW-Tools zur Projektunterstützung, die "Tool-Falle"

  • ...nicht den Versprechungen so mancher SW Hersteller glauben, dass nur der Einkauf und die Nutzung eines Tools, das aktuelle SW-Realisierungsproblem löst. "Block und Stift in den richten Händen sind immer noch mächtige Werkzeuge"

Ein paar Anmerkungen von Teilnehmern zu Auffälligkeiten der Präsentationen:

  • Großer Teil der Präsentation widmete sich den Aspekten des Auswahlverfahrens der Mannschafft, da dies ein besonders wichtiger vorbereitender Teil ist.
  • Auf den einen oder anderen Teilnehmer wirkten die vorgestellten Methoden und Überlegungen innerhalb der Präsentation gewissermaßen etwas "maskulin". Marco nahm dazu auch Stellung und begründete ausführlich während seines Vortrags entsprechend warum dies an manchen Stellen aus seiner Sicht auch nötig sei.

 

Abschließend noch ein weiser Satz den Marco am Ende seiner Präsentation den Teilnehmern mit auf den Weg gab:

 

"Damit es gelingt, müssen wir in den Köpfen aufräumen und zuerst in unseren Eigenen."